ANÁLISE DA ORGANIZAÇÃO DOS PROCESSOS INTERNOS DE UM ESCRITÓRIO DE PROJETOS

  • Luan Miguel Pinto Farias
  • FRANCISCO EMERSON FERREIRA DE MACEDO STELAMARIS ALVES DE SIQUEIRARAFAELLY BESERRA ALVES
  • Tatiane Lima Batista

Resumo

O PROHabita – Escritório de Habitação Social de Crateús, é um projeto de extensão da UFC Crateús que oferece assistência técnica gratuita na elaboração de projetos e consultorias em construções e reformas de habitação de interesse social e regularização fundiária. Visando a prestação de serviços de qualidade, o PROHabita iniciou, no ano de 2021, uma série de ações para aperfeiçoamento interno, focando tanto na melhoria dos produtos, quanto nos processos de desenvolvimento dos mesmos, a fim de promover melhor interação entre os membros durante o trabalho remoto e maior transparência e confiabilidade para os beneficiados. Assim, o presente trabalho tem por objetivo analisar a atualização dos processos internos de trabalho do escritório. Para alcançar tal objetivo foi necessário inicialmente analisar o atual estágio do projeto para entender como os serviços estavam sendo ofertados ao público. Em seguida, foi realizado um mapeamento dos processos de escritórios similares O passo seguinte foi a atualização de material interno. Durante todas essas etapas, os membros discutiram internamente sobre melhorias e definições que poderiam ser utilizadas. Também de maneira transversal, capacitações internas foram realizadas periodicamente. A análise das melhorias implantadas foi realizada através de observação e análise documental. A atualização do fluxo de trabalho teve como base as experiências dos membros e o mapeamento realizado, sempre buscando otimizar e acelerar o tempo de entrega dos projetos. Com uma quantidade de membros atuantes maior do que nos semestres anteriores, foi possível criar uma divisão de tarefas e responsabilidades, o que permitiu uma desobstrução do fluxo de informações. Foram elaborados e publicados guias para os beneficiários do escritório, os quais descrevem os serviços prestados e também a documentação que deve ser apresentada para aprovação de solicitação, o que agregou maior clareza ao processo. Os formulários de solicitação de serviços, também passaram por alguns ajustes, o que melhorou o levantamento de informações sobre os beneficiários. Por último, os membros receberam capacitação para utilização do software Revit, com a intenção de se adaptar à metodologia de projetos em BIM e melhorar a qualidade dos projetos desenvolvidos. Para melhor auxiliar nessa capacitação, e pensando nos membros futuros do projeto, está em desenvolvimento uma apostila, que contará não só com conhecimento ferramental de software, mas também com definições padronizadas utilizadas atualmente, como templates de diferentes projetos. Foi possível concluir que as mudanças contribuíram, principalmente, para melhoria da eficiência do fluxo de trabalho, registro de informações e padronização de projetos. Vale ressaltar que a melhoria dos processos internos é um processo contínuo, que deve ser ajustado e atualizado de acordo com o ganho de conhecimentos e experiência do projeto.
Publicado
2021-01-01
Seção
Encontro de Extensão