O ACESSO À INFORMAÇÃO E AO PATRIMÔNIO DOCUMENTAL NO
INSTITUTO FEDERAL DE RORAIMA: conquistas e desafios
ACCESS TO INFORMATION AND DOCUMENTARY PATRIMONY IN THE
INSTITUTO FEDERAL DE RORAIMA: achievements and challenges
Tatiana Costa Rosa
IFRR
Leila Adriana Baptaglin
UFRR
RESUMO
Ao longo dos anos, o Estado de Roraima passou por diversas transformações estruturais e sociais,
refletidas em suas instituições, e consequentemente em seus documentos. Tem-se como foco nesta
pesquisa o Instituto Federal de Roraima (IFRR). Considera-se que esta instituição de ensino é um
importante pilar na promoção da transparência informacional dentro do Estado de Roraima, visto
que possui uma relação direta com a sociedade e que seus bens documentais guardam memórias
valiosas da história do Instituto e do Estado. Para isso, questiona-se qual é a situação do
acesso à informação e ao patrimônio documental do IFRR, considerando como
base a Lei de Acesso à Informação (LAI). Objetiva-se, assim, apresentar aspectos acerca da situação
do acesso à informação e ao patrimônio documental do IFRR no âmbito da
LAI. Esta pesquisa caracteriza-se como qualitativa, de campo e documental. Utiliza-se uma
entrevista semiestruturada como instrumento para a coleta de dados. Os sujeitos entrevistados são
dois arquivistas do Instituto, lotados na Reitoria e no Campus Boa Vista Centro, respectivamente.
Por meio dos resultados obtidos, pode-se perceber que, mesmo fazendo parte da mesma instituição,
a Reitoria e o Campus possuem realidades distintas, tanto no que tange ao acesso informacional,
quanto ao patrimônio documental. Todavia, as perspectivas de ambos, voltadas ao acesso e aos
bens documentais, são positivas.
Palavras-chave: Acesso à informação. Patrimônio documental. Roraima.
ABSTRACT
Over the years the State of Roraima spent several structural and social transformations, reflected in
its institutions, and consequently in their documents. Has as focus in this investigation the Federal
Institute of Roraima (IFRR). This educational institution is an important pillar in the promotion of
informational transparency within the State of Roraima, because that has a direct relationship with
the company and its documentary assets keep valuable memories of the history of the Institute and
of the State. To this end, the question of the access to information and documentary heritage of the
IFRR considering basis to LAI? The objective is to present aspects about the situation of the access
to information and documentary heritage of the IFRR in the context of LAI. This research is
characterized as qualitative, documentary and field. A semi structured interview as a tool for data
collection. The subjects interviewed are two archivists from the Institute, crowded in the rectory,
and in Boa Vista Campus Center, respectively. Through results one can realize that even part of the
same institution, the Rectory and the Campus have different realities, both with respect to
informational access, about the documentary patrimony. However, both perspectives on access and
documentary goods are positive.
Keywords: Access to information. Documentary patrimony. Roraima.
Inf. Pauta ISSN 2525-3468
Fortaleza, CE
v. 2
n. 2
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ARTIGO
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1 O ESTADO DE RORAIMA: alguns aspectos tão inexplorados quanto
ricos
O Estado de Roraima se encontra no extremo norte do Brasil, faz fronteira com os
países da Venezuela e Guyana e com os Estados do Amazonas e Pará. Foi Território
Federal do ano de 1943 até o ano de 1988, quando se tornou um Estado Federado. No
ano de 1988, com a nova Constituição Federal, o Território Federal de Roraima foi
extinto e deu lugar ao Estado de Roraima: “Os Territórios Federais de Roraima e do
Amapá são transformados em Estados Federados, mantidos seus atuais limites
geográficos.” (Constituição Federal, 1988, Art. 14).
A capital do Estado de Roraima é Boa Vista, onde se concentra principalmente o
militarismo e funcionalismo público do Estado. Na capital, encontra-se a melhor
infraestrutura e maior produção de bens e serviços públicos, privados e culturais de
Roraima.
Ao longo do processo de ocupação, ocorreu o fluxo migratório no Estado,
especialmente em sua capital, recebendo pessoas de países vizinhos e de diversas
regiões brasileiras, principalmente do Sul e Nordeste, tornando, assim, Roraima um
Estado étnico diversificado e híbrido culturalmente. De acordo com o Instituto Brasileiro
de Geografia e Estatística (IBGE), até o ano de 1970 o crescimento populacional de
Roraima obedecia à média do Brasil em termos de crescimento populacional. No entanto,
entre os anos de 1980 e 1990 houve um aumento significativo, passando de 80 mil
habitantes para 217 mil. Ainda hoje é possível observar o crescimento populacional e a
existência da prática migratória para Roraima, porém com menor intensidade.
Conforme Hall (2006), o hibridismo acontece no processo de “tradução cultural”.
Tradução esta que o autor define como sendo:
O processo de negociação entre novas e antigas matizes culturais, vivenciadas
por pessoas que migraram de sua terra natal. Elas têm diante de si, uma cultura
que não as assimila e, ao mesmo tempo, não perdem completamente suas
identidades originárias. Mas precisam dialogar constantemente com as duas
realidades. (HALL, 2006, p. 88-89).
Neste diálogo cultural entre roraimenses e roraimados, envoltos por relações de
negociação, controle e poder que permeiam o hibridismo, encontra-se na história
roraimense a influência da política e de vários povos. Isto faz com que ainda hoje vigore
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a perspectiva de Magalhães (1986, p. 137), que esclarece: "A história de Roraima é ainda
um vasto campo de investigação científica, tão inexplorado, quanto rico", e,
consequentemente, o mesmo acontece com suas fontes documentais, pois, em meio a
este Estado brasileiro de cultura híbrida, que afeta as diversas vertentes culturais
existentes, sejam artísticas, musicais, literárias ou voltadas aos documentos, torna-se
complexo construir um panorama histórico de Roraima. Entre tantas transições
ocorridas, alguns aspectos históricos se perdem, principalmente no que diz respeito aos
bens documentais, ao acesso a eles, e às suas informações.
Partindo deste pressuposto, tem-se como recorte nesta investigação o Instituto
Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Roraima (IFRR), pelo fato deste ser uma
renomada Instituição de Ensino Público Federal do Estado e por considerar que possui
uma relação direta com a sociedade, tornando-se um importante pilar na implantação do
acesso à informação e aos bens patrimoniais documentais. Utiliza-se como elemento
norteador desta pesquisa a Lei nº 12.527 do ano de 2011, conhecida como Lei de Acesso
à Informação Brasileira (LAI).
Como problemática de pesquisa, estabeleceu-se o seguinte questionamento: qual
é a situação do acesso à informação e ao patrimônio documental do IFRR com base na
LAI? Tal questionamento nos remete aos objetivos a seguir. Tem-se como objetivo geral
apresentar aspectos acerca da situação do acesso à informação e ao patrimônio
documental do IFRR no âmbito da LAI. E como objetivos específicos: realizar um
levantamento dos tipos documentais que compõem o patrimônio documental do IFRR;
diagnosticar as condições de acesso à informação e ao patrimônio documental no IFRR
com base na LAI; e realizar um levantamento das perspectivas do IFRR frente ao acesso
à informação e ao patrimônio documental.
Cabe salientar que esta pesquisa compõe parte da dissertação de mestrado em
Letras do Programa de Pós-Graduação da Universidade Federal de Roraima, intitulada
"Antigos documentos, novas perspectivas: acesso ao patrimônio documental das
instituições de ensino públicas federais de Roraima". Neste sentido, ao iniciar a
investigação, realizou-se uma busca pelo estado da arte e pode-se constatar que são
escassos os estudos e investigações contemplando o acesso à informação e o patrimônio
documental roraimense, justificando-se, assim, o desenvolvimento desta pesquisa e da
dissertação. A partir disso, iniciou-se uma estruturação metodológica qualitativa,
através de um estudo de campo e documental. Utiliza-se uma entrevista
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semiestruturada como instrumento para a coleta de dados, e os sujeitos entrevistados
são dois arquivistas do Instituto, lotados na Reitoria e no Campus Boa Vista Centro,
respectivamente. Assim, esta pesquisa pode vir a contribuir com docentes,
pesquisadores e estudantes que utilizam os documentos históricos como fontes em suas
investigações, bem como aprimorar a imagem e o reconhecimento do IFRR perante a
sociedade em geral, que poderá ter uma noção de como ocorre o acesso à parte da
história de uma instituição de ensino pública federal roraimense: IFRR.
2 O INSTITUTO FEDERAL DE RORAIMA E SUA TRAJETÓRIA
Para compreender aspectos acerca da atual situação do acesso à informação e aos
bens patrimoniais documentais do IFRR, é imprescindível conhecer seu histórico e suas
evoluções institucionais, tendo em vista que este conhecimento prévio possibilitará
entender a formação de seu acervo documental, pois, para Bartalo e Moreno (2008, p. 27),
"Investigar a organização, entidade ou instituição em sua dimensão histórica significa,
antes de tudo, entendê-la como parte da sociedade, do contexto e de modelos que foram
sendo desenvolvidos com o tempo".
De acordo com o seu portal eletrônico, antes de se tornar Instituto Federal, o IFRR
passou por algumas mudanças estruturais e em sua nomenclatura. Inicialmente, no ano de
1986, era denominado Escola Técnica de Roraima (ETR), pertencente ao então Território
Federal de Roraima. Suas atividades tiveram início em 1987. Com a Constituição de 1988, o
Território Federal de Roraima foi elevado à categoria de Estado e, assim, a partir de 1989, a
ETR passou a integrar a rede de ensino estadual. No ano de 1993, ela retornou à rede
federal, denominando-se Escola Técnica Federal de Roraima (ETF-RR).
O Decreto Presidencial s/nº, de 13 de novembro de 2002, transformou a ETF em
Centro Federal de Educação Tecnológica de Roraima (CEFET-RR), fazendo valer o princípio
da verticalização da educação profissional, oferecendo cursos profissionalizantes em nível
básico, técnico e superior. Em 2005, o Governo Federal, por intermédio do Ministério da
Educação, instituiu o Plano de Expansão da Rede Federal de Educação Profissional e
Tecnológica no país, estabelecendo a implantação de Unidades Descentralizadas (UNEDS)
em diversas unidades da federação. O Estado de Roraima foi contemplado, na fase I, com a
Unidade de Ensino Descentralizada de Novo Paraíso, no Município de Caracaraí, sul do
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Estado. Na segunda fase do Plano de Expansão, o CEFET-RR foi contemplado com outra
UNED, no município de Amajari, localizado no norte de Roraima.
No dia 29 de dezembro do ano de 2008, o presidente da República sancionou a Lei
nº 11.892, que criou 38 Institutos Federais de Educação, Ciência e Tecnologia,
concretizando, assim, um salto qualitativo na educação voltada a milhares de jovens e
adultos em todas as unidades da federação. A partir dessa data, o CEFET-RR passou a ser
chamado de Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Roraima (IFRR), com
três campi: Boa Vista Centro, Novo Paraíso e Amajari, além da Reitoria. No ano de 2011, o
IFRR, por meio do Plano de Expansão da Rede Federal de Educação Tecnológica, foi
contemplado com mais um campus: o Boa Vista Zona Oeste, com sede na capital do Estado.
Em 2014, foi implantado o Campus Avançado do Bonfim, no município de mesmo nome, o
qual faz divisa com a Guyana.
Somente em setembro de 2014 ocorre a nomeação do primeiro arquivista do
Instituto, lotado na Reitoria, e em janeiro de 2015 foi nomeada a segunda arquivista da
instituição, lotada no Campus Boa Vista Centro, autora desta pesquisa. Frente a esta
complexa trajetória histórica, obviamente refletida nos documentos que compõem as
atividades cotidianas da instituição, a produção e a guarda documental também sofreram
alterações e muitas perdas nas transições entre cada etapa, afetando, em decorrência disto,
a disponibilização do acesso à informação e ao patrimônio documental do IFRR.
3 A LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO BRASILEIRA E AS PECULIARIDADES
DO PATRIMÔNIO DOCUMENTAL
A Lei nº 12.527, conhecida como a Lei de Acesso à Informação brasileira, foi
sancionada pela então Presidenta do Brasil, Dilma Rousseff, no dia 18 de novembro de
2011, e dispõe o seguinte: “Altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei
nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e
dá outras providências.” A LAI passou a vigorar em 16 de maio de 2012, por meio do
Decreto nº 7.724, e tem como propósito afirmar o direito fundamental de acesso dos
cidadãos às informações públicas. De acordo com Jardim (2012, p. 18):
É uma oportunidade histórica para a sociedade e o Estado brasileiros aprovação de
uma Lei de Acesso à Informação Pública (LAI) após 23 anos de uma Constituição
que consagrou os princípios do direito à informação e do dever da administração
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pública na gestão e acesso a documentos, sucedida por dispositivos legais
regulamentadores que jamais foram implementados.
Embora antes de sua promulgação fossem adotados outros dispositivos legais,
somente com a LAI as instituições públicas vêm efetivamente aplicando e concretizando
ações para que se promova a transparência administrativa em todas as esferas da
administração pública, pois seus dispositivos são aplicáveis aos três Poderes: Executivo
(União, Estados, Distrito Federal e Municípios), Legislativo e Judiciário.
No Art. 10 da LAI está estabelecido que: “Qualquer interessado poderá apresentar
pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades [...], por qualquer meio legítimo,
devendo o pedido conter a identificação do requerente e a especificação da informação
requerida”. (BRASIL, 2011). Deste modo, é possível solicitar informações, incluindo sobre
os bens patrimoniais documentais das instituições públicas, por qualquer “meio legítimo”.
Estes meios legítimos são: telefone, portais eletrônicos, carta, e-mail ou mesmo
pessoalmente, e não mais apenas nos órgãos responsáveis e nos arquivos, como ocorria
antes da LAI ser promulgada. Conforme Minetto (2012), o Art. 10 da LAI:
É o grande diferencial da LAI, não sendo encontrado entre os dispositivos legais
mencionados anteriormente, pelo seu caráter essencialmente democrático. É que
ele de fato, permite o amplo acesso da população à informação pública ao longo de
seu ciclo vital, diferentemente do que previa a Lei dos Arquivos, com acesso apenas
aos documentos de caráter permanente e que fossem encontrados nas instituições
arquivísticas. (MINETTO, 2012, p. 18).
Antes da promulgação da LAI, as informações podiam ser solicitadas pessoalmente
nos órgãos e arquivos públicos, porém, ao solicitá-la, nem sempre o cidadão tinha certeza
se iria recebê-la, e se em caso negativo teria uma justificativa para ocorrer tal fato. Com a
LAI, ficou estabelecido que o prazo para o órgão público dar o retorno quando um cidadão
solicita informação é de vinte dias, podendo ser prorrogado por mais dez dias. Caso o
cidadão não obtenha retorno após esse período, o órgão público deve informar o motivo
pelo qual não disponibilizou a informação requerida, e o cidadão pode recorrer.
Como a LAI contempla informações e documentos independente da fase do ciclo
vital em que se encontrem (do arquivo corrente ao arquivo permanente), um aspecto que
se destaca na LAI diz respeito ao cuidado desta Lei em estabelecer novos graus de sigilo e
prazos de guarda dos documentos. Os documentos considerados ultrassecretos tinham,
antes da implantação da LAI, o prazo de guarda de trinta anos, podendo este ser
prorrogado. Já os documentos considerados secretos tinham como prazo de guarda vinte
anos, os confidenciais dez anos e os reservados cinco anos. Com a implantação da LAI, tem-
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se: documentos ultrassecretos com prazo de guarda de vinte e cinco anos, e podem ter seu
prazo prorrogado por somente uma vez, o documento considerado secreto tem como prazo
de guarda quinze anos, o anteriormente considerado confidencial não existe mais
(atualmente ou é secreto ou reservado), e o considerado como reservado tem o prazo de
guarda de cinco anos. Com exceção dos documentos classificados como ultrassecretos,
nenhum dos demais pode ter seu prazo de guarda prorrogado. Os documentos classificados
como “em segredo de justiça” possuem somente a determinação de sigilosos, porém o
cidadão tem o direito de requerê-los desde que tenha uma justificativa legal.
Se comparado aos demais países, os indicadores de transparência no Brasil são
positivos. Segundo a última edição do Open Budget Index (Índice do Orçamento Aberto), do
ano de 2015, realizado pelo IBP (International Budget Partnership), o Brasil é considerado
um dos países mais transparentes do mundo, ficando em 6º lugar entre cem países
selecionados, perdendo apenas para os países: Nova Zelândia; Suécia; África do Sul;
Noruega; e Estados Unidos da América (EUA).
Um dos grandes aliados do Brasil para a promoção da transparência e do avanço na
consolidação da implantação da LAI é a governança por meio eletrônico, contando
fundamentalmente com os portais eletrônicos para disponibilizar o acesso à informação,
sendo que a LAI conta com dois tipos de transparência: a ativa (na qual as informações são
disponibilizadas nos portais eletrônicos das instituições públicas, sem que o cidadão as
solicite), e a transparência passiva (na qual o cidadão solicita as informações de que
necessita).
São estabelecidos pela LAI dois responsáveis, a fim de garantir o seu cumprimento
no Poder Executivo Federal. O primeiro responsável, previsto no Art. 40 da LAI, é a
autoridade de monitoramento, que verifica o cumprimento da LAI no ente público a que
pertence, onde cada órgão e entidade indica um dirigente para desempenhar essa
atribuição. O outro responsável é a Controladoria Geral da União (CGU), que monitora a LAI
em todo o Poder Executivo Federal, cabendo fomentar a cultura da transparência e a
conscientização sobre o direito de acesso à informação.
Vale ressaltar que o agente público que descumprir propositalmente os requisitos
estabelecidos pela LAI pode ter como punição, no mínimo, uma suspensão, e poderá
responder por improbidade administrativa.
Como mencionado anteriormente, a LAI contempla a informação e, por
consequência, o documento em qualquer fase do ciclo vital, independente do caráter que
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possua (corrente, intermediário, permanente). Contudo, vale ter em mente que não
necessariamente pelo fato das instituições fornecerem o acesso à informação, elas
forneçam o acesso a um documento em si, especialmente àqueles considerados de caráter
permanente histórico, os patrimônios documentais, devido às peculiaridades que estes
possuem.
O termo “patrimônio documental” é amplamente utilizado no meio arquivístico,
especialmente ao tratar da preservação da documentação histórica. Porém, o termo traz
consigo incertezas e questionamentos quanto à sua constituição, natureza, conceituação e
aplicação. É comum observar, por exemplo, casos em que o termo é utilizado como forma
de divulgação da instituição ou da própria documentação, alegando que aquele material é
um patrimônio documental e deve ser preservado.
Por vezes, o termo “patrimônio documental” é aplicado sem uma exploração de sua
noção, fato que, visto por uma perspectiva otimista, é positivo, pois, em não ter uma
concepção engessada, é permitido o livre uso do termo.
Lage (2002) é uma pesquisadora que se aprofunda na compreensão acerca do
patrimônio documental e destaca que:
Mais do que definir, importa-nos, no entanto, estabelecer o conceito válido de
Patrimônio Documental numa perspectiva teórica que atravessa domínios do
conhecimento tão vastos, consolidados e formalizados como são as Ciências da
Documentação e Informação, a História das Populações e a Demografia Histórica e
os Estudos Culturais e Sociais das Ciências e das Técnicas, e na perspectiva prática
da sua compreensão necessária à sua salvaguarda, difusão e desenvolvimento.
(LAGE, 2002, p. 14).
No que diz respeito aos arquivos em geral e, principalmente, os de instituições de
ensino, os documentos geralmente passam a ser considerados bens patrimoniais após
passar pela função arquivística de avaliação e se tornarem de caráter permanente, com
valor histórico. Bellotto (2006) esclarece que:
Um arquivo permanente não tem seu arquivo constituído de ‘preciosidades’
colecionadas aqui e ali, recolhidas para que, com elas o historiador estabeleça seu
referencial de fontes. Um arquivo permanente constitui-se de documentos
produzidos em geral há mais de 25 anos[...] remanescentes de eliminação
criteriosa. (BELLOTTO, 2006, p. 115).
A autora afirma que um documento tem que merecer ser permanente e entrar na
considerada terceira idade. A análise deste merecimento se dá por meio da avaliação
documental, que compreende o que é permanente levando em conta o valor dos
documentos, que podem ser: de valor primário/administrativo ou de valor
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secundário/histórico. Quando o documento possui o valor secundário/histórico, ele é
geralmente considerado por profissionais do meio arquivístico como patrimônio
documental de uma instituição, pois ele “É produzido para a administração e guardado
para a história” (BELLOTTO, 2006, p. 17).
De acordo com o portal eletrônico do IPHAN: “O tombamento de acervos
documentais não é prática recorrente nas instituições; isso porque a própria gestão
documental, desde que estruturada e em pleno funcionamento, acabará por selecionar
aqueles documentos considerados permanentes e históricos”. Assim, o ato explícito de se
tombar ou atribuir um valor patrimonial à documentação ocorre em situações de risco,
onde os acervos documentais estejam, por diversos fatores, ameaçados de desaparecer.
Contudo, não existe uma política nacional clara ou norma específica que estabeleça
critérios do que pode ser considerado como patrimônio documental, e se este precisa
necessariamente ser tombado como patrimônio, ou se, pelo fato de ter potencial histórico-
cultural, pode ser considerado como um bem patrimonial.
O que existe voltado aos documentos é o programa Memory Of World – MOW
(Memória do Mundo), criado pela United Nations for the Education, Science and Culture
Organization (UNESCO), órgão responsável por conferir o título de patrimônio a alguns
documentos e por apresentar algumas diretrizes para a salvaguarda do patrimônio
documental. Conforme Edmondson (2002, p. 6), “A consciência crescente do lamentável
estado de conservação do patrimônio documental e do deficiente acesso a estes em
diferentes partes do mundo foi o que deu o impulso original” para a criação deste
programa da UNESCO. Ele existe desde o ano de 1992, e "Reconhece a importância do
patrimônio documental internacional, regional e nacional; inscreve-o em um registro e
outorga um logotipo para identificá-lo. Facilita também sua preservação e acesso sem
discriminação [...]" (UNESCO, 2002, p. 9).
O Brasil participa do Programa Memória do Mundo por meio de seu comitê nacional,
que desenvolve as ações pretendidas pelo Programa em nível de país. O comitê nacional do
Brasil foi criado junto à estrutura do Ministério da Cultura do Governo Federal, por meio da
Portaria nº 259, de 2004, e regulamentado pela Portaria nº 61, de 2007.
O ponto alto deste programa é o fato dele considerar que a importância dos
documentos com valor (estabelecido pelo comitê) “transcende os limites do tempo e das
culturas, e que devem ser preservados para as gerações atuais e futuras e serem postos de
alguma forma à disposição de todos os povos do mundo”. (EDMONDSON, 2002, p. 8).
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Entretanto, este programa dificilmente atingirá todas as instituições que guardam
bens patrimoniais documentais, pelos mais diversos fatores, entre eles: falta de interesse
das instituições em submetê-los ao comitê, falta de pessoal qualificado que encontre
documentos com potenciais de bens patrimoniais, ou até mesmo desconhecimento deste
programa por parte das instituições.
Por isso, nesta pesquisa, parte-se do princípio de que, embora os bens documentais
do IFRR não estejam tombados como patrimônio documental, eles têm aspectos de bens
patrimoniais, conforme o referencial apresentado embasa, pois são documentos
permanentes, que possuem valor histórico-cultural e, mesmo não possuindo
explicitamente a nomenclatura de “patrimônio documental”, não devem ser
menosprezados. Nesse sentido, estes documentos são fontes importantes para a
compreensão da constituição identitária e da memória histórica do instituto, dos sujeitos e,
consequentemente, do Estado de Roraima.
4 CAMINHOS DA PESQUISA
Para atingir os objetivos inicialmente propostos, esta pesquisa utilizou uma
metodologia que possibilita desenvolver um caminho ordenado de estudo. Deste modo,
caracteriza-se como: qualitativa, de campo e documental.
Quanto à abordagem, adotou-se a qualitativa, considerando que "Não se procura
enumerar e/ou medir os eventos estudados, nem emprega instrumental estatístico na
análise dos dados, envolve a obtenção de dados descritivos sobre pessoas, lugares e
processos interativos pelo contato direto do pesquisador com a situação estudada [...]"
(GODOY, 1995, p. 58).
Esta abordagem permite verificar a relação da realidade, oportunizando uma
interpretação indutiva por parte do pesquisador. A pesquisa é também de campo, mas
utiliza como base referencial teórico publicado e reúne conhecimentos em relação ao tema
pesquisado, contando com o auxílio de um diário de campo, onde constam as observações
diretas da autora, seguindo a perspectiva de Gil (2008, p. 53), o qual aponta que a pesquisa
de campo "É desenvolvida por meio da observação direta das atividades do grupo estudado
e de entrevistas com informantes para captar suas explicações e interpretações do que
ocorre". Além disto, caracteriza-se também como documental, pois foi realizado um
levantamento dos tipos documentais que compõem o patrimônio documental do IFRR e se
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teve como base tanto para fundamentar, quanto para alcançar os objetivos, documentos
escritos, como: Leis, Decretos etc., disponíveis virtualmente e os documentos manuscritos
do próprio Instituto.
Utilizou-se como instrumento para a coleta de dados uma entrevista
semiestruturada, visto que “as narrativas orais se apresentam muito mais do que uma mera
técnica de coleta de dados, transformando-se nos próprios dados” (FREITAS, 2007, p. 109).
A entrevista apresentou 8 (oito) questões: Quais os tipos documentais existentes no IFRR?
(que também foram compreendidos por meio de observação direta); Como ocorre o acesso
ao patrimônio documental da instituição pelo público interno e externo? Há adoção da LAI?
Se não ocorre, por quê? Quem é o responsável por possibilitar este acesso? A transparência
ativa está ocorrendo? Quais são as perspectivas da instituição frente ao acesso à
informação no IFRR? E quais são as perspectivas da instituição frente ao patrimônio
documental do IFRR?
Os sujeitos entrevistados são os dois arquivistas do IFRR, denominados como sujeito
1 da Reitoria e sujeito 2 do Campus Boa Vista Centro (CBVC), os quais estão envolvidos
diretamente com a gestão documental e a disponibilização do acesso à informação no
Instituto e se disponibilizaram a participar voluntariamente desta pesquisa. As entrevistas
foram realizadas na primeira semana do mês de abril de 2017 e duraram cerca de quarenta
minutos. A fim de realizar a observação direta em conjunto com a entrevista, optou-se por
entrevistar os sujeitos em seus próprios locais de trabalho. Os dados obtidos foram
compreendidos por meio da análise de conteúdo. Sendo esta análise estruturada a partir de
categorias, as quais, segundo Bardin (2011), dizem respeito a “ [...] todas as iniciativas que,
a partir de um conjunto de técnicas parciais mais complementares, consistam na
explicitação e sistematização do conteúdo das mensagens e da expressão deste conteúdo
[...] (BARDIN, 2011, p. 48). As categorias de análise serão apresentadas e discutidas na
sequência, com o apoio de referencial teórico publicado e trechos das citações dos
entrevistados.
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5 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS: conquistas e desafios
Ao longo de sua existência, o IFRR vem produzindo, recebendo e armazenando
documentos, de variados tipos
1
. Ilha (2009) afirma que o entendimento dos tipos
documentais é fundamental ao profissional arquivista no processo de gestão documental.
Segundo a autora, “Há a necessidade de analisar os termos usados na denominação dos
tipos documentais quando da execução de funções arquivísticas, principalmente das
funções de classificação.” (ILHA, 2009, p. 28).
Pode-se constatar que "Arquivisticamente falando, ao meu ver, não temos nada
histórico aqui na Reitoria, porque armazenamos os documentos administrativos, como:
processos que são abertos e também arquivados por aqui, de diversos assuntos referentes
ao funcionamento institucional; administração de pessoal, material, e financeiro; além de,
por exemplo, atas de reuniões; requerimentos de solicitações, geralmente dos próprios
servidores lotados aqui; ofícios e memorandos de diversos assuntos, expedidos e também
recebidos; boletins de serviço; e dossiês dos assentamentos funcionais de servidores."
(SUJEITO 1, REITORIA - IFRR, 2017).
Desta forma, se por um lado a Reitoria possui tipos documentais administrativos,
mais voltados às atividades meio do IFRR, por outro lado, observou-se diretamente que os
tipos documentais existentes no Campus Boa Vista Centro são oriundos tanto das
atividades meio, estabelecidas pelo Arquivo Nacional Brasileiro
2
(como: Organização e
funcionamento; Pessoal; Material; Patrimônio; Orçamento e finanças; Informação e
comunicações), quanto das atividades fins, definidas pelo Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal (SIGA)
3
, órgão subordinado ao
Arquivo Nacional, como: Ensino Superior; Pesquisa; Extensão; Educação básica e
profissional e Assistência estudantil.
O sujeito 2, do Campus Boa Vista Centro do IFRR, detalha em sua resposta os tipos
documentais e as implicações que ocorrem devido ao fato do Instituto não dispor de um
1
Conforme o dicionário brasileiro de terminologia arquivística, tipo documental é o resultado da soma de
espécie (a configuração que um documento assume, por ex. uma ata), mais a função/atividade que o produziu
(por ex. uma reunião). Neste caso, um exemplo de tipo documental seria uma ata de reunião.
2
Disponível em:
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/Codigo_de_classificacao.pdf>.
Acesso em: 24 maio 2017.
3
Disponível em:
<http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/codigos_tabelas/portaria_n0922011_tabela_de_temporali
dade_e_destinao.pdf>. Acesso em: 24 maio 2017.
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arquivo central ou geral: "Na Coordenação de Protocolo e Arquivo do Campus, abrimos os
processos e encaminhamos para o setor competente, armazenamos apenas os processos
finalizados/permanentes, os demais processos ficam no setor responsável até
solucionarem e nos enviarem para arquivamento. Mas na biblioteca, por exemplo,
encontram-se os documentos históricos do Campus Boa Vista Centro, como: jornais
informativos institucionais antigos, e fotografias que contam a história do IFRR, bem
como na Coordenação de Comunicação Social armazenam-se fotografias de eventos
realizados pelo IFRR, filmagens antigas e atuais da instituição. Nos demais setores,
encontra-se a documentação administrativa em si, como: atas de reuniões, memorandos,
ofícios e portarias dos mais diversificados assuntos institucionais; plantas baixas da
estrutura física do Campus Boa Vista Centro, documentação de pessoal, referente à vida
funcional dos servidores, como folhas de frequência, e documentação financeira, como
folhas de pagamento. O Departamento de Registro Acadêmico e a Coordenação de Estágio e
Acompanhamento de Egressos têm documentos e dossiês de alunos contendo históricos,
fotografias de alunos, certificados de participação em eventos, diplomas de conclusão de
curso e dossiês referentes aos estágios dos alunos." (SUJEITO 2, CAMPUS BOA VISTA
CENTRO - IFRR, 2017, grifo nosso).
Aliada à entrevista, com a realização de uma observação direta, foi possível perceber
que o Campus possui uma demanda e diversidade documental maior e diferenciada da
encontrada na Reitoria do IFRR, a qual possui documentos administrativos. Esta demanda
e diversidade diferenciadas são justificadas pelo sujeito 2, pelo fato do Campus Boa Vista
Centro atender, além da parte administrativa, também aos alunos, em nível de Ensino
Médio, Técnico e Superior, de modo que "O Campus tem tanto documentos administrativos,
quanto acadêmicos e históricos. Temos documentos nas três fases (correntes,
intermediários e permanentes), mas armazenados em cada setor, geralmente no setor que
os produziu ou que os recebeu, porque não temos ainda um arquivo instituído." (SUJEITO
2, CAMPUS BOA VISTA CENTRO - IFRR, 2017). Este conjunto do contexto administrativo,
somado ao acadêmico, resulta na formação de documentos permanentes, de cunho
histórico, ou seja, de bens patrimoniais documentais do IFRR. Desta forma, pode-se
compreender que os documentos com potenciais para serem considerados como
patrimônios históricos do IFRR, encontram-se localizados no Campus Boa Vista Centro.
Quanto ao acesso à informação e aos documentos com potenciais de patrimônio
documental, devido ao fato do IFRR não ter um arquivo independente (geral, central ou
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permanente), e à gestão documental ainda estar em fase de implantação, pode-se constatar,
novamente, que a Reitoria e o Campus Boa Vista Centro possuem realidades distintas.
O sujeito 1 da Reitoria cita que "O público externo, que seria a sociedade, não tem
acesso aos documentos, somente às informações, pois não temos ainda uma estrutura de
arquivo aberto ao público. Já o publico interno, sim, há um acesso tanto aos documentos
quanto às informações, porque as pessoas pesquisam para desenvolver seus trabalhos
dentro da instituição, mas vale salientar que a Reitoria possui só documentos
administrativos, não tem nada histórico ou antigo do IFRR." (SUJEITO 1, REITORIA - IFRR,
2017). O fato do sujeito 1 mencionar que o público externo não tem acesso aos documentos
da Reitoria do IFRR é preocupante, pois, por mais que na Reitoria encontre-se apenas a
documentação administrativa do IFRR, a LAI determina que é direito de qualquer cidadão
ter acesso às informações e aos documentos de caráter público. Este acesso só poderia não
ocorrer caso os documentos tivessem algum grau de sigilo determinado, o que não é o caso
no IFRR.
Já no Campus Boa Vista Centro, onde se encontra o patrimônio documental do IFRR,
"O acesso à informação e aos documentos, tanto permanentes quanto correntes e
intermediários, ocorre pelo público interno e público externo. O público externo são
estudantes de outras instituições, pesquisadores, jornalistas, que, por vezes, vão procurar
documentos e informações para suas pesquisas, ou mesmo as solicitam presencialmente ou
virtualmente via Lei de Acesso à Informação. O público interno, que são os técnicos
administrativos, docentes e alunos do Instituto, em geral acessam mais os documentos
correntes e intermediários que utilizam para desempenhar suas atividades rotineiras
dentro do Campus. Raramente o público interno solicita acesso aos documentos
permanentes, ao patrimônio documental, talvez até por desconhecerem sua existência ou
por não saberem onde encontrá-los." (SUJEITO 2, CAMPUS BOA VISTA CENTRO - IFRR).
Este relato do sujeito 2 vai ao encontro da perspectiva de Cruz Mundet (2012), que
afirma que a valorização que documentos e arquivos vêm adquirindo nas últimas décadas
está interligada à difusão e ao acesso à cultura propriamente dita, por parte dos cidadãos,
pois, segundo o autor, documentos e arquivos contribuem para com a construção da
identidade das sociedades mais desenvolvidas:
Como consecuencia de este nuevo estado de cosas, los archiveros se ven envueltos
en un nuevo reto profesional, que consistente en adoptar todas las medidas
necesarias para satisfacer las necesidades de los usuarios externos, así como para
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captar sectores de población poco interesados en estos servicios e incluso
desconocedores de su existencia" (CRUZ MUNDET, 2012, p. 152).
Assim, torna-se evidente que os arquivistas do IFRR devem desenvolver um
trabalho no Instituto no sentido de promover a difusão dos bens que compõem o acervo
documental, especialmente no Campus Boa Vista Centro, onde está o patrimônio
documental, para que, deste modo, contemple tanto usuários internos quanto externos, ao
difundir este bem cultural.
Ao questionar os sujeitos quanto à implantação da LAI, ambos afirmaram que o
Instituto ainda está em fase de implantação, mas que já vem cumprindo a maioria dos
requisitos estabelecidos por Lei. Contudo, ressaltaram que, pelo fato de serem recentes os
projetos da criação de um sistema de arquivo integrado e regulamentação de políticas
arquivísticas no IFRR, o cumprimento de alguns requisitos ainda deixam a desejar, por
justamente não terem toda a documentação organizada e também pela escassez de
recursos humanos, materiais e financeiros. Além disto, os dois sujeitos afirmaram que a
transparência ativa ocorre de acordo com o que estabelece a LAI, faltando contemplar
apenas dois requisitos dos dezoito estipulados pela Lei, são eles: A divulgação em detalhes
dos formatos utilizados para estruturação da informação, e garantir a acessibilidade de
conteúdo para pessoas com deficiência. Os sujeitos destacaram, ainda, que o setor
responsável por fornecer o acesso à informação é a ouvidoria do IFRR, com o auxílio dos
dois arquivistas, enquanto a disponibilização do acesso aos documentos em si, incluindo os
permanentes históricos do Campus Boa Vista Centro, cabe à arquivista do campus.
Quanto às perspectivas da instituição frente ao acesso à informação no IFRR, ambos
os sujeitos concordaram que "Há boas perspectivas, no momento em que a instituição
estiver totalmente habilitada em termos de recursos de pessoal e informatizado, em
disponibilizar as informações, ao público em geral, pois assim vamos promover uma
melhor transparência também da gestão." (SUJEITO 1, REITORIA - IFRR, 2017).
Também concordaram quanto às perspectivas da instituição frente ao patrimônio
documental do IFRR: "As perspectivas são as melhores possíveis, no sentido de possibilitar,
da melhor forma possível, o acesso a todos os documentos, principalmente aos
permanentes históricos, e difundi-los, a partir do momento em que tivermos uma
infraestrutura adequada, isto é, um arquivo permanente, que está em andamento aqui no
Campus". (SUJEITO 1, CAMPUS BOA VISTA CENTRO - IFRR, 2017).
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Destaca-se, desta forma, a importância de se ter um arquivo institucionalizado, para
que seja possível contemplar, de forma ainda mais concreta, o acesso à informação e aos
bens documentais do Instituto. Destaca-se, ainda, a importância de se ter um arquivo
institucionalizado de acordo com as diretrizes estabelecidas pelo Conselho Nacional de
Arquivos (CONARQ), para que seja possível contemplar, de forma ainda mais concreta, o
acesso à informação e aos bens documentais do Instituto.
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Com base no problema de pesquisa, qual é a situação do
acesso à informação e ao patrimônio documental do IFRR considerando como
base a LAI, foi possível perceber que o contexto histórico e social diferenciado da
constituição do Estado de Roraima, extremamente híbrido social e culturalmente, é
refletido ainda hoje em suas instituições, como exemplo do local escolhido para a
realização desta investigação, o IFRR, assim como nos seus documentos e na sua cultura do
acesso à informação.
No decorrer desta investigação, apresentaram-se, brevemente, aspectos e
particularidades do acesso à informação e dos bens patrimoniais documentais do IFRR.
Cabe ressaltar que muito tem de ser realizado no sentido de aprimorar o acesso e difundir
os documentos do Instituto. Contudo, diversos são os fatores que implicam para que se
realizem pesquisas e trabalhos voltados aos documentos do IFRR, entre eles: apoio
governamental, instalações adequadas, recursos humanos capacitados, recursos
financeiros, materiais, entre outros.
Não se buscou, nesta investigação, trazer respostas engessadas, mas sim apresentar
uma realidade encontrada no IFRR sob o ponto de vista dos dois arquivistas da
instituição. Assim, esta pesquisa poderá servir como base e motivação para que novos
estudos nesta área sejam realizados dentro e fora do âmbito do IFRR, contribuindo com
posteriores estudos acerca deste tema, uma vez que são escassos em Roraima. Possibilita,
também, alavancar estudos relativos à gestão documental e às suas diversas vertentes, bem
como a políticas de arquivo no IFRR, à execução de tecnologias nos arquivos do Instituto e
proposições que passem a auxiliar a estrutura de documentação das Instituições Públicas
Federais Educacionais e outras Instituições que carecem de uma organização arquivística
condizente com as diretrizes do CONARQ.
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Inf. Pauta, Fortaleza, CE, v. 2, n. 2, jul./dez. 2017
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SOBRE AS AUTORAS
Tatiana Costa Rosa
Arquivista do Instituto Federal de Roraima (IFRR) - Campus Boa Vista. Mestre em Letras pela Universidade
Federal de Roraima (UFRR).
E-mail: tatyrosaa@gmail.com
Leila Adriana Baptaglin
Professora do curso de Artes Visuais Licenciatura da Universidade Federal de Roraima (UFRR). Doutora em
Educação pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM).
E-mail: leila.baptaglin@ufrr.br
Recebido em: 06/09/2017; Revisado em: 08/11/2017; Aceito em: 16/11/2017.
Como citar este artigo
ROSA, Tatiana Costa; BAPTAGLIN, Leila Adriana. O acesso à informação e ao patrimônio documental no
Instituto Federal de Roraima: conquistas e desafios. Informação em Pauta, Fortaleza, v. 2, n. 2, p. 74-91,
jul./dez. 2017.
