NECESSIDADES DE INFORMAÇÃO DE GESTORES PÚBLICOS: o caso de um Centro
Acadêmico Universitário
INFORMATION NEEDS OF PUBLIC MANAGERS: the case of a University Academic
Center
Niomar Christina de Farias Dantas
UFRN
Luciana Moreira Carvalho
UFRN
RESUMO
Este estudo tem por objetivo analisar, através de um levantamento, a necessidade informacional dos
gestores do Centro de Ciências Exatas e da Terra da Universidade Federal do Rio Grande do Norte e,
posteriormente, verificar se o Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos disponibiliza
algum relatório que atenda às necessidades informadas. A população de dez gestores participou de uma
entrevista que contemplou o perfil destes, suas necessidades informacionais orçamentárias e suas
principais fontes de informação. Posteriormente, foram caracterizados os relatórios disponibilizados
pelo sistema e estes foram relacionados com as lacunas informacionais dos gestores, o que demonstrou
que grande parte dessas lacunas estava comtemplada no sistema. Verificou-se, ainda, que a maioria
deles utiliza o sistema para suprir suas lacunas informacionais. Constatou-se que as informações
necessárias a todos eles eram o valor recebido pela unidade e o extrato da unidade, e que ambas as
informações estavam contidas no relatório “extrato orçamentário por unidade”, sendo este, portanto,
considerado o relatório mais relevante. Sugeriu-se, ainda, uma reunião periódica com os gestores para
tratar acerca de esclarecimentos sobre os relatórios disponibilizados e também contato com os
administradores do sistema sobre medidas para disponibilizar as informações orçamentárias de forma
mais clara e efetiva para os usuários.
Palavras-chave: Comportamento informacional. Necessidades de informação. Gestão Orçamentária.
Usuários do Sistema de Patrimônio, Administração e Contratos.
ABSTRACT
This study aims to analyze through a survey, managers’ informational needs of the Center of
Exact and Earth Sciences of Federal University of Rio Grande do Norte and, later, it is verified if
the Integrated System of Patrimony, Administration and Contracts have provided some report
to meet the reported needs. The population of ten managers participated in an interview that
contemplated the profile of these, their budgetary informational needs and their main
information source. Afterwards the reports provided by the system were characterized and
were related to the managers´ informational gap, which demonstrated that most of these gaps
were contemplated in the system. It was analyzed that the most part has used the system to
meet their informational needs. It was found that the information deemed necessary by all were
the value received by the facility and its statement, and that both information were contained in
the "budget statement per facility" report, which is therefore considered the most relevant
report. A periodic meeting with managers was suggested to discuss clarifications about the
reports made available by the system, and also to contact system administrators about
measures to make more clear and effective budgetary information for users
Keywords: Information behavior. Information needs. Budget management. System of Patrimony.
Administration and Contracts users.
Inf. Pauta
Fortaleza, CE
v. 2
número especial
out. 2017
ARTIGO
161
1 INTRODUÇÃO
Nas últimas décadas, a revolução provocada pela globalização e pelo célere
avanço das tecnologias tem impulsionado as organizações a buscar meios de organizar e
acessar as informações com o intuito de potencializar o seu uso para colaborar com as
suas estratégias.
Consequentemente, o modo de registrar, acessar e disseminar a informação
também mudou. As pessoas anseiam por mais informações, num espaço mais curto de
tempo, de forma que as informações disponibilizadas têm aumentado
exponencialmente, ao ponto de ser humanamente impossível se inteirar de todas as
informações disponíveis. De acordo com Beuren (2000, p.43), “a adaptação da empresa
aos novos paradigmas de um mercado globalizante, exigindo capacidade de inovação,
flexibilidade, rapidez, qualidade, produtividade, dentre outros requisitos, torna cada vez
mais estratégico o papel da informação”.
Nesse contexto, as tecnologias de informação e, consequentemente, os sistemas
de informação, tornam-se ferramentas extremamente relevantes no sentido de
armazenar, tratar e disponibilizar as informações dentro da organização, de forma que o
seu uso seja potencializado para gerar vantagens estratégicas perante os demais entes.
Todavia, para que ocorra um uso efetivo das informações disponibilizadas por
um sistema, é essencial que se tenha conhecimento da real necessidade dessas
informações por parte do usuário. Caso contrário, é grande o risco de um sistema
fornecer informações desnecessárias e sem qualquer relevância.
Nesse sentido, Beuren (2000, p. 14) argumenta que “num ambiente competitivo,
a preocupação com a informação a ser gerada deve consistir na essência do que foi
apreendido, pois há um conjunto de características que, combinadas, podem fortalecer
ou, no outro extremo, invalidar uma informação”.
No âmbito das organizações públicas, um sistema que disponibiliza informações
significativas corrobora com uma gestão de qualidade e, consequentemente, com uma
tomada de decisão mais acertada.
Por conseguinte, é importante que, periodicamente, as organizações busquem
averiguar as necessidades de informação de seus gestores com a finalidade de fornecer-
lhes o suporte necessário para uma gestão plena e eficaz. Nesse contexto, Akaichi (2013,
p. 33) afirma que “com a visão de que a informação é um recurso estratégico, as
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ARTIGO
instituições tanto públicas como privadas investem para melhorar seus sistemas
informacionais e torná-los capazes de satisfazer as necessidades informacionais de seus
usuários”.
As Universidades Públicas, enquanto instituições de ensino, pesquisa e extensão,
também são compelidas a se atualizarem constantemente e, assim, compactuam desse
objetivo de investigar as lacunas informacionais de seus gestores e de utilizar os
sistemas de informação disponíveis para atender essas necessidades, de forma a
colaborar com o controle e a execução orçamentária e financeira.
Na Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) existe um Sistema de
Informação chamado Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos
(SIPAC). Em um dos módulos desse sistema, denominado portal administrativo, é
disponibilizada a aba “orçamento”, que é responsável pelo fornecimento de diversos
relatórios orçamentários aos gestores das unidades acadêmicas.
Importa registrar que a UFRN é subdividida em unidades, algumas das quais
denominadas Centros Acadêmicos. Para efeito desse estudo, será avaliado, nessa
Instituição, o Centro de Ciências Exatas e da Terra (CCET).
Considerando o exposto, emerge o problema que deve orientar este estudo: quais
são as informações que os gestores do CCET consideram necessárias para auxiliá-los na
gestão orçamentária?
Nesse sentido, o presente artigo tem como objetivo geral analisar as necessidades
informacionais dos gestores do CCET para fins de execução orçamentária. Para tanto,
será necessário atingir os seguintes objetivos específicos: (a) realizar um levantamento
bibliográfico acerca do tema comportamento informacional, com enfoque nas
necessidades de informação; (b) descobrir, por meio de entrevista, as necessidades
informacionais dos gestores do CCET; e (c) identificar se os relatórios disponibilizados
pelo SIPAC fornecem as informações almejadas pelos gestores do Centro.
Dessa forma, este estudo poderá estabelecer uma inter-relação entre as
necessidades informacionais dos gestores e os relatórios disponibilizados no SIPAC e,
por esse meio, verificar se as necessidades informacionais dos usuários estão sendo
contempladas pelo sistema.
Acredita-se, além do mais, que a abordagem da lacuna informacional em
consonância com a gestão orçamentária e com os sistemas de informação pode
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contribuir com as discussões teóricas sobre o comportamento informacional e com a
afirmativa de que a ciência da informação é um campo interdisciplinar.
Além disso, a presente pesquisa afetará de forma direta as atividades
desenvolvidas por uma das autoras no seu ambiente laboral, tendo em vista que uma de
suas atribuições consiste em prover, aos sujeitos envolvidos nessa pesquisa,
informações relevantes para a gestão orçamentária. Logo, será de grande valia analisar
as necessidades informacionais orçamentárias dos gestores.
Nas seções que seguem serão abordados, inicialmente, os conceitos acerca do
comportamento informacional, com ênfase nas necessidades informacionais.
Posteriormente, serão abordadas definições acerca dos sistemas de informação e, em
especial, uma explanação detalhada sobre o SIPAC. Em seguida, serão abordados os
procedimentos metodológicos utilizados na presente pesquisa. Logo após, serão
analisados os resultados obtidos e, por fim, elaboradas conclusões acerca deste estudo.
2 COMPORTAMENTO INFORMACIONAL
O comportamento informacional, termo atual e moderno, inicialmente
denominado estudos de usuários, teve sua origem na Ciência da informação. Os
pesquisadores, em sua maioria, passaram a se interessar pelo tema em meados da
década de 1940, embora ele só tenha sido introduzido no Brasil no ano de 1970.
Conforme contextualiza Figueiredo (1994, p.7):
A maioria dos estudos nesse campo foi realizada a partir da segunda metade da
década de 40. Na Conferência da Royal Society, em 1948, foram apresentados
trabalhos que vieram contribuir para criar preocupação para estudos
orientados às necessidades dos usuários. A Conferência Internacional de
Informação Científica, em Washington, em 1958, também muito contribuiu para
o desenvolvimento desta área de investigação, com diversos trabalhos
apresentados sobre estudos de usuários.
Sobre a evolução dos estudos de usuários, Araújo (2016, p. 62) discorre que:
a publicação de um capítulo sobre information needs and uses no Anual Review
of Information Science and Technology, a partir de 1966, foi fundamental para a
estruturação conceitual do campo, bem como para a integração e articulação
dos diversos achados empíricos de centenas de pesquisas.
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Além disso, os estudos de usuários são vistos sob a ótica de dois paradigmas: o
custodial ou tradicional e o alternativo, definidos por Figueiredo (1994, p. 8),
respectivamente, como: “1) estudos orientados ao uso de uma biblioteca ou centro de
informação individual; 2) estudos orientados ao usuário, isto é, investigação sobre um
grupo particular de usuários, como este obtém a informação necessária ao seu trabalho”.
Para um melhor entendimento desses paradigmas, segue abaixo um quadro
comparativo:
Quadro 1 - Comparação entre os paradigmas tradicional e alternativo dos estudos de usuários
CATEGORIA
PARADIGMA TRADICIONAL
PARADIGMA ALTERNATIVO
Natureza da informação
Objetiva
Objetiva e subjetiva
Comportamento do
usuário
Mecanicista, passivo
Construtivista, ativo
Predição do
comportamento
Descreve o comportamento dos
usuários para aplicar em várias
situações.
Orientação situacional. Para cada
situação um tipo de
comportamento diferente é
esperado.
Visualização do contexto
Atômico, específico
Holístico, global
Avaliação do
comportamento do
usuário
Comportamento externalizado,
que pode ser mais facilmente
medido e acompanhado
Comportamento cognitivo
Produto da observação
Individualidade sistemática,
comportamento pode ser
previsto
Individualidade caótica, o
comportamento individual não
pode ser previsto.
Fonte: Adaptado de Dervin e Nilan (1986, apud OLIVEIRA, 2008, p. 45).
Estudos de usuários são, portanto, investigações realizadas para saber qual a
necessidade de informação de um indivíduo ou para saber se essa necessidade está
sendo satisfeita de maneira adequada (FIGUEIREDO, 1994).
Le Coadic (1996, p. 50) também afirma que nos estudos de usos e usuários,
“deseja-se avaliar as necessidades dos usuários, a fim de saber até que ponto os serviços
oferecidos respondem a essas necessidades”.
Numa modernização do termo “estudos de usuários” e amplitude de seu conceito,
emerge o comportamento informacional, definido por Davenport (1998, p. 110) como “o
modo como os indivíduos lidam com a informação. Inclui a busca, o uso, a alteração, a
troca, o acúmulo e até mesmo o ato de ignorar os informes”.
O comportamento informacional está relacionado com as características da
pessoa ou de um grupo de pessoas e tem a ver com o contexto ao qual elas estão
inseridas e a situação na qual elas se encontram e, além disso, referem-se tão somente a
busca, seleção e uso da informação. Depreende-se aqui, que a origem de um
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comportamento informacional se dá na necessidade do ser humano, tendo em vista que
a busca é consequência da identificação de uma necessidade. (SILVA, 2013)
Baseados nesses atributos foram definidos alguns modelos de comportamento
informacional, dentre eles, o modelo pioneiro de Tom Wilson (1981), o modelo sense-
making de Brenda Dervin (1983), o modelo de Ellis (1989), o de Kuhlthau (1991) e o
modelo multifacetado de Choo (2003).
Acerca dos modelos de comportamento informacional, Araújo (2016, p. 65)
atesta:
Deve-se destacar, além disso, o fato de todas essas abordagens terem em
comum a ideia de que o processo de comportamento informacional tem origem
numa situação problemática (um estado anômalo de conhecimento, a
percepção de uma lacuna no conhecimento), que é o mecanismo ativador das
ações de busca por informação, elemento determinante do processo, pois é a
partir dela que o sujeito se engaja no processo de busca que resultará no
encontro e uso da informação.
Para efeito dessa pesquisa, a base teórica para o estudo do comportamento
informacional utilizada foi o modelo multifacetado de Choo (2003), abordado a seguir.
2.1 O MODELO MULTIFACETADO DE CHOO
Orientado pelos modelos de Wilson (1981), Dervin (1983) e outros
pesquisadores clássicos, Choo (2003) elaborou o modelo multifacetado de
comportamento informacional, contemplando as etapas de necessidade, busca e uso da
informação e analisando essas etapas sob as dimensões cognitiva, emocional e
situacional, conforme Quadro 2.
Quadro 2 - Estrutura teórica de busca e uso da informação
Ambiente
Ambiente de Processamento da Informação
Ambiente de Uso da
Informação
Comportamento
Necessidades
Cognitivas
Reações Emocionais
Dimensões Situacionais
Necessidade
Busca
Uso
Fonte: Adaptado de Choo (2003, p. 84).
Dentre os estudos realizados nesse modelo, Choo (2003) elenca como um dos
objetivos o entendimento daquelas necessidades que impulsionam o indivíduo a buscar
determinada informação. O autor ainda afirma que “as necessidades variam de acordo
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com a profissão ou grupo social do usuário, suas origens demográficas e os requisitos
específicos de tarefa que ele está realizando” (CHOO, 2003, p. 79).
Nota-se que o que define inicialmente um comportamento de busca da
informação, nesse modelo de Choo e nos demais abordados pela literatura, é a
necessidade gerada no indivíduo. Daí decorre a importância de se estudar a necessidade
informacional dos gestores no que se refere ao seu comportamento informacional.
Nesse sentido, Beal (2004, p. 36) discorre que:
Identificar as necessidades informacionais (atendidas e não atendidas) dos
grupos e indivíduos que integram a organização e de seus públicos externos é
um passo fundamental para que possam ser desenvolvidos produtos
informacionais orientados especificamente para cada grupo e necessidade, o
que tende a ampliar significativamente tanto a utilidade da informação quanto
a propensão dos usuários de aplicá-la em benefício da organização.
Confirmando essa linha de pensamento, Beuren (2000, p. 79) afirma que “[...] os
gestores precisam ser atendidos em suas necessidades específicas de informações, de
acordo com as áreas que atuam e as operações que nela desenvolvem, fundamentadas
em conceitos que façam um sentido lógico”. Sobre o assunto, Barbosa (2008, p. 21)
declara ainda que “[...] a questão do uso e da identificação de necessidades de
informação tornam-se aspectos fundamentais”.
Outro ponto a ser observado é a verificação periódica dessas necessidades,
conforme aduz Beal (2004, p. 33): “a avaliação das necessidades de informação deve ser
vista como um processo a ser repetido periodicamente [...] para que eventuais mudanças
que afetem as necessidades de informação possam ser detectadas e dar origem a
respostas oportunas e adequadas”.
A avaliação das necessidades de informação, portanto, exerce papel
preponderante na definição de que informações devem ser disponibilizadas pelos
sistemas de informação, já que poderá influenciar diretamente no modo como o usuário
se comporta ao buscar e usar essas informações. Acerca desse aspecto, Beal (2004, p.
36) afirma que:
O mapeamento das necessidades de informação permite planejar com mais
eficácia o desenvolvimento de sistemas e os investimentos em tecnologia da
informação, ao assegurar uma compreensão mais clara daquilo que é
prioritário com relação às exigências e expectativas de cada público alvo.
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Nessa mesma linha de entendimento, Beuren (2000, p. 45) explica que “para que
os dados se transformem em informação útil, eles precisam ser decodificados,
organizados e contextualizados, de acordo com as necessidades dos responsáveis pelo
processo decisório”.
Após as devidas menções, será tratada a seguir a abordagem acerca dos sistemas
de informação enquanto organizador e fornecedor de informações necessárias aos
usuários.
3 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Os sistemas de informação são ferramentas valorosas para uma gestão
satisfatória e, consequentemente, para subsidiar os gestores na gestão orçamentária de
recursos públicos, potencializando o seu uso.
Padoveze (2012, p.45) define sistemas de informação como “um conjunto de
recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma
sequência lógica para o processamento dos dados e tradução em informações, para com
o seu produto, permitir às organizações o cumprimento de seus objetivos principais”.
Assim, “o sistema de informações consubstancia-se no conjunto de elementos
(humanos, tecnológicos, materiais e financeiros) que viabiliza a captação de dados, seu
processamento e a geração e divulgação de informações”. (BEUREN, 2000, p. 38-39).
Araújo Júnior e Álvares (2008, p. 200), por sua vez, dissertam que “na concepção
que será apresentada para os sistemas de informação, o amplo conhecimento do perfil
do consumo da informação dos usuários, bem como o levantamento de suas
necessidades de informação deverão ser o objetivo a ser alcançado [...]”.
Nessa concepção, espera-se que um bom sistema de informação deva, ao menos,
atender as necessidades informacionais de seus usuários. E para uma melhor
compreensão do que foi abordado, será feito a seguir um maior detalhamento acerca do
sistema de informação da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN), o
Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC).
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4 SISTEMA INTEGRADO DE PATRIMÔNIO, ADMINISTRAÇÃO E CONTRATOS
Conforme informações disponibilizadas no website da Superintendência de
Informática (SINFO) da UFRN, verifica-se que foram criados três sistemas base para a
Universidade: o Sistema Integrado de Atividades Acadêmicas (SIGAA), o Sistema
Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), e o Sistema Integrado de
Gestão de Recursos Humanos (SIGPRH). No intuito de ligar os módulos operacionais já
existentes, foi criada uma só base, e as informações necessárias foram transportadas de
um sistema para o outro. Eles dividiram-se em duas grandes áreas: a administrativa,
onde se encaixam o SIPAC e o SIGPRH, e a área acadêmica, onde figura o SIGAA.
O SIPAC apoia as operações nas gestões das unidades da UFRN responsáveis
pelas finanças, pelo patrimônio e pelos contratos. Integra desde a requisição (material,
prestação de serviço, suprimentos de fundos, diárias, passagens, hospedagem, material
informacional, manutenção de infraestrutura) até o controle de orçamento interno.
Esse sistema é constituído de diversos módulos, dentre eles, o portal
administrativo, que fornece tarefas, consideradas comuns, à maioria dos servidores
atuantes na área administrativa de patrimônio, compras, transportes, finanças etc.,
permitindo que esses servidores realizem cadastros de requisições, consultas, envio de
memorandos eletrônicos e outras atividades.
No portal administrativo são disponibilizadas as abas de requisições, bolsas,
comunicação, compras, contratos, projetos, orçamento, patrimônio móvel, telefonia e
outros, conforme demonstrado na Figura 1.
Figura 1 – Tela do Portal Administrativo do SIPAC
Fonte: Universidade Federal do Rio Grande do Norte (2017).
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Para fins deste estudo, serão analisados os relatórios disponibilizados aos
gestores na aba “orçamento”, totalizando 12 documentos, discriminados e
caracterizados a seguir, baseados no manual do sistema, disponibilizado no seu link de
“ajuda”.
a) despesas da unidade: permite ao usuário visualizar as despesas da sua
unidade, sendo exibidos os valores empenhados, transferidos, e o total da
despesa, detalhados por natureza de despesa (rubrica). Há também um
gráfico demonstrando esses valores.
b) despesas por natureza de despesa: permite ao usuário gerar o relatório de
despesas por natureza da despesa no período informado ao sistema.
Diferentemente do anterior, nesse relatório o usuário precisa informar qual
rubrica ele pretende visualizar, sendo exibida somente uma rubrica de cada
vez.
c) despesas mensais por natureza de despesa: permite ao usuário gerar o
relatório com as despesas mensais por natureza de despesa, de acordo com
os dados informados ao sistema. O sistema também exibe as informações
através de um gráfico. É o relatório anterior distribuído mês a mês.
d) empenhos a pagar: permite ao usuário gerar o relatório com a lista de
empenhos a pagar. É possível consultar os dados de cada empenho, bem
como visualizar o resumo da requisição.
e) empenhos emitidos: permite ao usuário gerar um relatório dos empenhos
emitidos por período. O usuário pode extrair as informações por modalidade
e outras informações.
f) GRU´s importadas: permite ao usuário verificar detalhadamente uma GRU,
incluindo a data e o valor do pagamento. Essa descrição foi formulada pelas
autoras, tendo em vista que não havia a definição dessa função no manual do
sistema.
g) extrato orçamentário por unidade: permite ao usuário listar e totalizar as
movimentações orçamentárias de débito e de crédito da unidade informada
ao sistema. O extrato ainda oferece filtros, por meio dos quais o usuário pode
obter informações mais específicas.
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h) extrato orçamentário de documentos de empenhos por unidades: embora
apareça como disponível ao gestor, não está com o item liberado. Além disso,
não existe esse item no manual do sistema. Starec (2008) estabelece uma
relação entre os pecados informacionais e os pecados capitais, e mostra que o
excesso de informação pode ser prejudicial.
i) movimentação orçamentária por unidade: permite ao usuário gerar o
relatório de movimentação orçamentária por unidade, de acordo com os
dados informados ao sistema.
j) saldo orçamentário por unidade: permite ao usuário listar e totalizar o saldo
orçamentário da unidade desejada, considerando a natureza da despesa, o
programa de trabalho resumido, a fonte de recurso, a esfera e o plano
interno.
k) saldo resumido por unidade: permite ao usuário gerar o relatório contendo o
saldo resumido por unidade no ano orçamentário informado ao sistema.
l) saldo orçamentário por unidade inativa: permite ao usuário listar e totalizar
o saldo orçamentário de uma unidade inativa, considerando a natureza da
despesa, o programa de trabalho resumido, a fonte de recurso, a esfera e o
plano interno.
Cabe ressaltar que, em todos os relatórios, é possível conseguir a informação do
ano corrente e dos anos anteriores, a partir do ano 2000.
Após ter sido identificado o Sistema de Informação a ser objeto de estudo, é
chegado o momento de analisar o ambiente de pesquisa, a ser abordado na próxima
seção.
5 CARACTERIZAÇÃO DO AMBIENTE DA PESQUISA
O Centro de Ciências Exatas e da Terra (CCET) é um centro acadêmico definido
nos termos dos artigos 7º e 8º do Estatuto da UFRN e do art. 43 do seu Regimento Geral.
Trata de uma unidade de ensino, pesquisa e extensão caracterizada pela implementação
da formação profissional, congregando cursos e programas de graduação, pós-
graduação e sequenciais em áreas específicas do conhecimento.
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O CCET tem orçamento próprio, e os recursos financeiros recebidos pelo Centro
são distribuídos para dez subunidades (cada uma com autonomia para executar o seu
orçamento), a saber: Administração do Centro, Departamento de Ciências Atuariais,
Departamento de Ciências Atmosféricas e Climáticas, Departamento de Matemática,
Departamento de Geofísica, Instituto de Química, Instituto de Física, Departamento de
Informática e Matemática Aplicada, Departamento de Geologia e Departamento de
Demografia e Ciências Atuariais.
6 METODOLOGIA
A pesquisa caracteriza-se como descritiva, com a finalidade de descrever as
necessidades informacionais dos gestores do CCET e, segundo Gil (1999, p. 44), “as
pesquisas desse tipo tem como objetivo primordial a descrição das características de
determinada população ou fenômeno ou o estabelecimento de relação entre as
variáveis”.
No que concerne aos procedimentos, esta pesquisa caracteriza-se como
bibliográfica, por meio da qual foram feitos estudos acerca do comportamento
informacional, mais especificamente das necessidades de informação e dos sistemas de
informação, bem como da relação entre eles, através de pesquisas em livros e em meio
eletrônico: Google Acadêmico, Biblioteca Digital Brasileira de Teses e Dissertações
(BDTD) e do Portal de Periódicos da CAPES/MEC. A pesquisa bibliográfica “toma como
objeto apenas livros e artigos científicos, tendo normalmente a finalidade de buscar
relações entre conceitos, características e ideias [...].” (ALMEIDA, 2014, p. 28).
Além disso, o estudo trata do caso da UFRN, e em particular, dos gestores das
Unidades Acadêmicas vinculadas orçamentariamente ao CCET e, como tal, possibilitou
ter um cenário sobre a realidade do grupo estudado através do levantamento (surveys)
e que, segundo Gil (1999), é feita de forma direta, escolhendo o grupo do qual se deseja
conhecer um determinado comportamento.
O estudo foi realizado através de uma abordagem quantitativa e que, segundo
Beuren (2004, p. 92), “caracteriza-se pelo emprego de instrumentos estatísticos, tanto
na coleta quanto no tratamento dos dados”. Teve como população os gestores do CCET
da UFRN que recebem recursos diretamente deste Centro, conforme discriminados
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anteriormente (gestor de cada subunidade), totalizando 10 pessoas (todas
entrevistadas).
A coleta dos dados foi realizada através de formulário constante de cinco
questões abertas e fechadas de múltipla escolha, sendo que, em duas das questões,
poder-se-ia escolher mais de uma alternativa, sendo seguido o mesmo roteiro para
todos os entrevistados. Para Marconi e Lakatos (2001, p. 107) o formulário é o “roteiro
de perguntas enunciadas pelo entrevistador e preenchidas por ele com as respostas do
pesquisado”.
A análise dos dados foi conseguida através da estatística descritiva, e a tabulação
dos dados foi realizada através do Excell, que gerou gráficos e quadros para análise.
A partir da realização dos procedimentos metodológicos, identificando os sujeitos
da pesquisa, o contexto de investigação e aplicação do instrumento de coleta de dados,
foi possível alcançar os resultados que serão discutidos a seguir.
7 RESULTADOS
Segundo os estudos realizados, constatou-se que 40% da população entrevistada
têm entre 41 e 50 anos, 40% têm acima de 50 anos e 20% da população entrevistada
têm entre 31 e 40 anos de idade.
Em relação ao tempo de atuação como gestor, 70% dos gestores têm até três anos
de atuação, 20% têm de dezesseis a dezoito anos, enquanto 10% têm de quatro a seis
ano. O tempo de gestão variou entre 3 meses e 17 anos e meio. Foi detectado que 100%
dos gestores já utilizaram informações orçamentárias para auxiliá-los na gestão
orçamentária.
Choo (2003) explica que as necessidades informacionais passam por diversos
níveis da consciência do indivíduo e que, através de diálogos, observações e reflexões, o
indivíduo vai tornar mais clara essa informação e externalizá-la e, assim, essa
necessidade poderá ser apresentada a um sistema de informação.
Nesse sentido, durante a pesquisa, foi feita uma análise para saber que
informações os gestores consideravam necessárias para auxiliá-los na gestão
orçamentária. O resultado dessa análise encontra-se no Gráfico 1.
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Gráfico 1 – Necessidades informacionais dos gestores do CCET
Fonte: As autoras (2017).
As informações consideradas necessárias por 100% dos gestores entrevistados
foram o valor recebido pela unidade e o extrato orçamentário. Em seguida foram
mencionados: as despesas por rubrica (90%); o gasto no período (70%); o cronograma
de previsão da receita (20%); e, por fim, as despesas por rubrica por período, a previsão
das despesas mensais, bem como os prazos para execução dos recursos (10%).
De posse dessas informações, o próximo passo foi saber se o SIPAC contempla
essa lacuna informacional dos gestores, pois, segundo O’Brien (2004) o fornecimento de
informações necessárias é uma característica de qualidade da informação em um
sistema de informação. Essa relação está estabelecida no quadro 3, por ordem
decrescente de necessidade.
Quadro 3 – Relação necessidade x disponibilidade
Necessidade Informacional dos Gestores
Relatório no SIPAC que Contempla a
Informação Necessária
Valor recebido pela unidade
Extrato orçamentário por unidade
Saldo orçamentário por unidade
Extrato Orçamentário
Extrato orçamentário por unidade
Despesas por rubrica
Despesas da unidade
Despesas por natureza de despesa
Extrato orçamentário
Gasto no período
Despesas da unidade
Cronograma de previsão receita
-
Despesas por rubrica por período
Despesas por natureza de despesa
Previsão de despesas mensais
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Prazo de execução da despesa
-
Fonte: As autoras (2017).
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Dantas; Carvalho / Necessidades de Informação de Gestores Públicos
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ARTIGO
O “valor recebido pela unidade” é disponibilizado no relatório “extrato
orçamentário por unidade” e também no “saldo orçamentário por unidade”. Nesses
relatórios a informação é disponibilizada com outras informações, o que pode causar
alguma confusão e, consequentemente, gerar insatisfação no usuário. Acerca desse
aspecto, Starec (2008) afirma ser o “pecado informacional da ira”, já que a informação
imprecisa tende a gerar insatisfação no usuário.
No relatório “extrato orçamentário por unidade” o gestor poderá visualizar a
informação “extrato orçamentário”, podendo ainda escolher em que período ele quer ver
os lançamentos. Essa informação foi considerada necessária por todos os atores da
pesquisa.
A informação “despesas por rubrica” pode ser encontrada no relatório
denominado “relatório de despesas da unidade”, onde consta uma tabela com as
despesas categorizadas por rubrica e aparecem todas as rubricas; ou, ainda, no relatório
“despesas por natureza de despesa”, no qual podem ser selecionados a rubrica e o
período. Nessa última opção, o relatório pode ser emitido por um período específico e
por uma rubrica específica, ou também por meio de acesso ao relatório “extrato
orçamentário”, utilizando-se o filtro ‘por natureza de despesa’, escolhendo-se a rubrica
que se quer averiguar.
A informação “gasto no período” é encontrada no relatório “despesa por
unidade”, e no item ‘período’ o usuário informa o período desejado.
O cronograma com a previsão da receita não é disponibilizado pelo sistema,
porém essa informação pode ser obtida junto ao Departamento de Contabilidade e
Finanças da UFRN.
A informação “despesa por rubrica por período” está disponibilizada no relatório
“despesa por natureza de despesa”.
A relação com a previsão das despesas mensais pode ser realizada, por ser de
caráter variável, e é disponibilizada no Setor de Execução Orçamentária (SEO) do CCET,
através de uma análise de despesas anteriores.
Em um segundo momento, os gestores também foram questionados acerca da
fonte de informação utilizada para suprir suas necessidades de informação. Sobre esse
aspecto, Choo (2003) argue que o usuário pode buscar a informação que precisa em
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diversas fontes, que podem ser formais (sistemas) ou informais (colegas), e que ambas
são de grande importância. Na análise, obteve-se o seguinte resultado:
Gráfico 2 – Fontes de Informação
Fonte: As autoras (2017).
Essa análise mostra que o SIPAC tem um bom percentual de uso, sendo utilizado
por 90% dos respondentes. Além disso, 60% deles confirmaram que também usam o
SEO do CCET e a secretaria de sua unidade como outra fonte de informação. Os colegas
ex-gestores são utilizados como fonte de informação por apenas 10% dos entrevistados.
O percentual correspondente aos 10% que não utiliza o SIPAC se refere àqueles que
afirmaram sanar todas as suas dúvidas exclusivamente com a secretaria de sua unidade.
8 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Esta pesquisa analisou as necessidades informacionais dos gestores do
CCET/UFRN para fins de gestão orçamentária. Para tanto, foi realizado, inicialmente, um
levantamento bibliográfico acerca da temática do comportamento informacional, com
enfoque na necessidade de informação e, com base nesse estudo, foi elaborada uma
entrevista que buscasse compreender as reais necessidades informacionais dos gestores
para fins de gestão orçamentária. Posteriormente, foram caracterizados os relatórios
disponibilizados na aba “orçamento” do SIPAC e, por fim, foi estabelecida uma relação
entre o que os gestores necessitam e o que o SIPAC disponibiliza de relatório, mostrando
assim que o objetivo geral e os objetivos específicos foram alcançados.
Durante a caracterização dos relatórios foi possível constatar que o relatório
denominado ‘extrato orçamentário de documentos de empenho por unidade’, apesar de
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estar relacionado na aba do sistema, não está acessível aos gestores, pois emite a
mensagem de “acesso negado – usuário não autorizado”. Aconselha-se que seja excluída
essa aparente possibilidade de acesso ao relatório, tendo em vista que o excesso de
informações pode ser prejudicial ao processo de seleção e uso da informação relevante.
Observou-se também que os relatórios orçamentários disponibilizados, em sua
maioria, contêm informações com termos específicos/técnicos da Ciência Contábil.
Assim, a compreensão adequada dos dados do sistema requer do usuário um mínimo de
conhecimento na área. Em relação a esse ponto, sugere-se que se promova,
periodicamente, uma abordagem explicativa dos relatórios. Além disso, é interessante
verificar com os administradores do SIPAC acerca de medidas para disponibilizar essas
informações de forma mais clara e efetiva para o público leigo. Dependendo da
viabilidade operacional e semântica, poderia, por exemplo, ser inserido abaixo da
denominação do relatório, entre parênteses, um significado mais usual e simplificado (se
houver) do termo técnico utilizado. Ou, ainda, ser disponibilizado esse esclarecimento
por meio de um link de acesso imediato no momento em que o relatório fosse acessado
na aba correspondente.
Esse estudo não teve a intenção de esgotar a temática abordada. Aconselha-se,
ainda, como sugestão para estudos futuros, que seja feita uma avaliação dos relatórios
disponibilizados pelo SIPAC no sentido de verificar outras duas situações: (a) se os
gestores realmente conhecem e usam os relatórios, já que pode acontecer de a
informação estar disponibilizada no sistema e o gestor não ter ciência disso; (b) se há no
sistema relatórios que não atendem a nenhuma das necessidades dos gestores e, em
caso afirmativo, avaliar se eles podem ser excluídos da aba de acesso com o intuito de
evitar o excesso informacional; e (c) ampliar a pesquisa para os gestores de todas as
unidades orçamentárias da UFRN, de modo a corroborar com as afirmações oriundas
deste estudo.
Por fim, entende-se que o extrato orçamentário por unidade pode ser
considerado o relatório mais relevante, por tratar das duas necessidades informacionais
citadas por 100% dos gestores.
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ARTIGO
SOBRE OS AUTORES
Niomar Christina de Farias Dantas
Mestranda em Gestão da Informação e do Conhecimento do Programa de Pós-Graduação em Gestão da
Informação e do Conhecimento da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (PPGIC/ UFRN).
E-mail: niomar_cris@hotmail.com
Luciana Moreira Carvalho
Professora Associada do Departamento de Ciência da Informação da UFRN. Professora do Programa de
Pós-graduação em Gestão da Informação e do Conhecimento (PPGIC/UFRN).
E-mail: lucianamoreiraufrn@gmail.com
Recebido em: 16/03/2017; Revisado em: 14/04/2017; Aceito em: 17/05/2017.
Como citar este artigo
DANTAS, Niomar; MOREIRA, Luciana. Necessidades de Informação de Gestores Públicos: o caso de um
Centro Acadêmico Universitário. Informação em Pauta, Fortaleza, v. 2, número especial, p. 160-180, out.
2017.