POLÍTICA DE INDEXAÇÃO EM ARQUIVOS DE INSTITUIÇÕES DE SAÚDE
i
INDEXING POLICY IN ARCHIVES OF HEALTH INSTITUTIONS
Mariângela Spotti Lopes Fujita¹
Sonia Maria Troitiño Rodriguez²
¹ Doutora em Ciências da Comunicação pela
Universidade de São Paulo (USP).
E-mail: mariangela.fujita@unesp.br
² Doutora em História Social pela Universidade
de São Paulo (USP).
E-mail: sonia.troitino@unesp.br
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Recebido em: 20/09/2018.
Revisado em: 01/10/2018.
Aceito em: 10/10/2018.
Como citar este artigo:
FUJITA, Mariângela Lopes; TROITIÑO, Sonia.
Política de indexação em instituição de saúde.
Informação em Pauta, Fortaleza, v. 3, número
especial, p. 95-116, nov. 2018. DOI:
https://doi.org/10.32810/2525-
3468.ip.v3iEspecial.2018.39719.95-116.
RESUMO
A indexação é uma operação que, para ser bem-
sucedida na representação e na recuperação,
depende da definição de uma política que para
sua elaboração e implementação precisa avaliar
o contexto da instituição mediante requisitos
para a definição de elementos e variáveis
influentes tanto na indexação quanto na
recuperação. Entre esses elementos está o
vocabulário controlado e o processo de
indexação que propiciarão especificidade e/ou
exaustividade. Entretanto, antes de tudo, é
necessário o debate e reflexão sobre a
aplicabilidade da indexação e da política de
indexação na gestão documental em âmbito
arquivístico de instituições de saúde. Este
trabalho, de característica ensaística, propõe
uma abordagem sobre as relações existentes
entre as políticas de gestão documental e de
indexação com o objetivo de refletir sobre a
aplicabilidade da elaboração e implementação
da política de indexação no âmbito das
instituições de saúde pública no Brasil. O
desenvolvimento da proposta de política de
indexação aplicada a arquivos de instituições de
saúde revela inovação do ponto de vista
sistêmico à rede nacional de saúde e a
necessidade de desenvolvimento de
metodologias de representação da informação
dentro de uma política estabelecida em
consonância com as necessidades de
recuperação informacional da organização.
Palavras-chave: Política de indexação. Gestão
documental. Arquivos. Instituições de saúde.
ABSTRACT
Indexing is an operation that, in order to be
successful in representation and retrieval,
depends on the definition of a policy that, for its
elaboration and implementation, needs to assess
the institution context through requirements for
Inf. Pauta
Fortaleza, CE
v. 3
número especial
nov. 2018
ISSN 2525-3468
DOI: https://doi.org/10.32810/2525-3468.ip.v3iEspecial.2018.39719.95-116
ARTIGO
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the definition of influential elements and
variables in both indexing and retrieval. Among
these elements is the controlled vocabulary and
the indexing process that will provide specificity
and / or exaustivity. However, above all, it is
necessary to debate and reflect on the
applicability of indexing and indexing policy in
records management in the archival area of
health institutions. This work, which is an essay
feature, proposes an approach on the
relationship between records management and
indexing policies, with the objective of reflecting
on the applicability of indexing policy
formulation and implementation within public
health institutions in Brazil. The development of
the proposed indexing policy applied to the
archives of health institutions reveals innovation
to the national health network and the need to
develop methodologies of information
representation within a policy established in line
with the needs of informational retrieval of the
organization.
Keywords: Indexing policy. Records
management. Archives. Health Institutions.
1 INTRODUÇÃO
Debater sobre Gestão Documental e Política de Indexação em Instituições de
Saúde é um tema de grande envergadura. O desafio inicial parte da própria proposta
colocada, tanto por sua amplitude e complexidade, quanto pelo diversificado leque de
possibilidades conceituais existente.
Com características ensaísticas, este artigo busca refletir sobre a aplicabilidade de
uma metodologia específica para a indexação de documentos no âmbito das instituições
de saúde pública no Brasil. Mais do que falta recursos tecnológicos para a gestão e
tratamento documental da área da Saúde, o que se percebe, em termos gerais, é falta de
precisão na definição sobre quais são os documentos sobre saúde produzidos por suas
instituições, a partir dos processos de trabalho que lhes correspondem, sejam relativos a
atividades-fim ou a atividades-meio. Documentos estes que são efetivamente os reais
portadores de informações.
Essa definição passa obrigatoriamente pelo próprio entendimento sobre o que é o
documento arquivístico e sobre o que se deve preservar, seja com finalidade de gestão
administrativa de informações, seja com função memorialística de atos institucionais. É
uma tomada de decisão que afeta diretamente sobre o que se pode expurgar ou não, sem
que haja ocorrência de prejuízos para o indivíduo e para a sociedade, como um todo.
Contudo, é compreensível a pergunta que surge a partir da seguinte constatação: a
gestão documental e a indexação podem ser consideradas faces distintas de uma mesma
moeda (sistema de informação arquivística). À medida que a primeira se ocupa do
tratamento integral do registro, enquanto documento de arquivo, acompanhando
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integralmente o seu ciclo vital e garantindo preservação e acesso contextualizado, a
segunda se debruça sobre o conteúdo do documento, de modo a sistematizar
informações e facilitar sua recuperação e uso. Nesse sentido, gestão documental e
indexação possuem uma relação indissociável? Considerando constituírem elementos
simultâneos de composição de um sistema de informação arquivística, cunhados em
faces opostas, raramente são concebidos como procedimentos complementares do
tratamento da informação em arquivos.
No âmbito dos arquivos, de acordo com Sigmond (1991), grande parte das vezes
os arquivistas argumentam que é preciso muito tempo para a indexação de documentos
de arquivo; que essa é uma escolha subjetiva para decidir quais assuntos devem ser
inseridos e, portanto, tais listas são imprecisas e improdutivas. Diante do grande volume
de documentos que abarrotam os arquivos, é compreensível a preocupação dos
profissionais que atuam em arquivos com o tempo despendido para cada uma das
etapas de trabalho de organização documental. Contudo, o tempo demandado, assim
como o argumento de “imprecisão e improdutividade”, são obstáculos originários ou
acentuados pela falta de rigor metodológico no ato de se indexar. O que deve ser
considerado neste, e em todos os outros critérios adotados para a recuperação da
informação, é a relação custo-benefício para o usuário ou pesquisador.
Barbadillo Alonso (2007) defende que a indexação pode colaborar com o
processo de classificação arquivística da documentação ao ser empregado no nível
hierárquico série, evitando o desmembramento desta em subséries, normalmente
criadas com parâmetros temáticos. Evita-se, assim, sobrecarregar o plano de
classificação do fundo, sob risco de perda de sua coerência interna, ao substituir o
critério tipológico pelo temático para a classificação de documentos. Dessa forma,
desvios classificatórios e o surgimento de unidades documentais de caráter misto são
evitados, aumentando o controle sobre a produção documental. Contudo, classificação e
indexação não devem nunca ser confundidas. São processos de natureza distinta, com
objetivos e resultados diferentes. Entretanto, quando bem aplicados simultaneamente,
trazem inúmeros benefícios aos usuários da informação.
Por sua vez, Cruz Mundet (2008) considera o sistema de indexação como um
recurso interessante a ser aplicado na descrição arquivística de documentos, sem o
prejuízo de substituição ou adulteração da classificação arquivística.
Segundo o autor, o processo de indexação em arquivos compreende três etapas:
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1. Examen del documento y determinación de su contenido, prestando atención a
los siguientes elementos: emisor (actor), receptor, canal (procedimientos),
mensaje (asunto) y contexto, siguiendo a Jakobson en su teoría del acto
comunicativo (JAKOBSON, 1974).
2. Identificación y selección de los conceptos principales, extraídos del
documento mediante análisis intelectual y transformados posteriormente en
términos de indización.
3. Selección de términos de indización que expresen los conceptos de los
documentos, bien mediante términos contenidos en ellos o a través de otros que
elijamos y sean representativos. (CRUZ MUNDET, 2008, p. 219)
Para isso, ainda segundo Cruz Mundet (2008), as linguagens de indexação
utilizadas para refletir o conteúdo documental podem ser: 1) linguagens codificadas
(numéricas ou alfanuméricas), a semelhança das utilizadas na classificação; 2)
linguagens livres; 3) linguagens controladas; e/ou 4) linguagem humana. Entre estas, as
mais recorrentemente utilizadas são as linguagens livres, construídas a partir da leitura
e interpretação dos próprios objetos a serem representados, os documentos; e as
linguagens controladas, elaboradas a partir de estudos temáticos sobre os fundos de
arquivo e demanda de seus usuários.
Tradicionalmente, o processo de indexação em arquivos é aplicado na etapa de
descrição documental sobre documentos da terceira fase do ciclo vital, o arquivo
permanente. Entretanto, Troitiño; Fujita; Neves (2016) trazem um elemento novo ao
considerarem a aplicação da indexação na fase inicial do ciclo vital do documento, mais
precisamente, no momento de seu protocolo. Argumentam que, no processo de gestão
documental, a indexação assume função de destaque devido ao papel que cumpre ao
representar a informação, auxiliando na recuperação de documentos. Por outro lado,
também atua diretamente na racionalização do sistema de organização documental ao
colaborar com a aplicação do plano de classificação, sem que este acarrete na ocultação
de conteúdos de ordem temática. Assim sendo, consideram que o nível classificatório
adequado à aplicação da indexação é o do documento, por este apresentar uma
estrutura textual propícia para a identificação de conceitos úteis ao gerenciamento de
informações e recuperação com fins de acesso. Assim, o momento propício para a
aplicação da indexação em sistemas de gestão arquivística de documentos se dá durante
o protocolar da unidade documental. Visão que complementa a de Barnand Azamorrutia
(2002) ao afirmar que o registro e descrição de um documento de arquivo servem para
homologar sistemas de acesso e recuperação, além de facilitar seu controle, localização
física e elaboração de instrumentos de controle e acesso à informação.
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No esteio dessas constatações, o que propomos neste trabalho é uma nova
abordagem sobre as relações existentes entre as políticas de gestão documental e de
indexação. Abordagem que considere uma perspectiva integrada entre as metodologias
e práticas efetivas dos processos de trabalho relativos à gestão documental e à
indexação em sistemas arquivísticos de informação. Para isso, primeiramente, se faz
necessário tecer algumas considerações preliminares sobre os preceitos de ambos os
campos, a fim de verificar aproximações e distanciamentos conceituais existentes entre
ambos, antes de entrar propriamente na questão Política de Indexação. Procedimento
este que permite elucidar determinados pontos a fim de perceber as reais conexões
possíveis entre gestão documental e indexação.
2 ARQUIVOLOGIA E ARQUIVOS
A arquivista espanhola Martín-Pozuelo Campillos, ao tratar sobre a
institucionalização como fenômeno social, comenta que
Al mismo tiempo se pude asegurar que toda actividad humana debe ser
definida como hábito o conjunto de hábitos que con el transcurrir del tiempo
nos proporcionan el material suficiente para confeccionar una memoria
colectiva. En su carácter repetitivo toda actividad humana anula la necesidad de
volver a conceptualizar o definir cada situación de nuevo. Una gran variedad de
situaciones nos alertan de las que probablemente mañana volverán a repetirse;
mañana esa gran variedad de situaciones se verá cuantitativamente
incrementada. El hombre, con su capacidad de abstracción, observa ese
material y lo tipifica. Cuando esa tipificación responde a layes de reciprocidad
entre actividad habitualizadas y sujetos habitualizadores, estamos en presencia
de la institucionalización (MARTÍN-POZUELO CAMPILLOS, 1996 p. 65).
É a institucionalização a base formadora de qualquer entidade jurídica e, por sua
vez, a institucionalização de documentos a base formadora do arquivo da entidade.
Revela-se, então, a essência do arquivo e de seus componentes: “a necessidade que a
Instituição tem do arquivo emana diretamente da necessidade de justificar sua própria
existência” (MARTÍN-POZUELO CAMPILLOS, 1996, p. 83). Nesse sentido, a instituição
pode também ser entendida como elemento fundamental da gênesis de sua própria
produção documental.
De modo sintético, o conjunto que conforma o arquivo não é nada além da
reunião de documentos de uma mesma origem, produto de funções e atividades
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desempenhadas por determinada entidade (seja pública ou privada; seu titular, pessoa
física ou jurídica). Assim, conhecer o sistema organizacional da entidade, identificando
funções, atividades, rotinas e procedimentos, leva a compreensão dos mecanismos do
sistema de registro e de acesso à informação e, consequentemente, à contextualização da
produção documental e do próprio arquivo. Ainda que exista muitas acepções para o
termo arquivo, aqui delimitaremos nossa reflexão à discussão sobre arquivos de
instituições.
Segundo Heredia Herrera (2007), as instituições arquivísticas se reconhecem
pelos documentos que custodiam e pelas funções que a partir deles se realizam. Isso nos
leva a considerar que apesar de não ser possível falar em instituições ou documentos
temáticos de arquivo, é possível considerar conteúdos informacionais passíveis de
categorização temática. Isso porque a lógica da contextualização arquivística deve,
obrigatoriamente, seguir o princípio da proveniência.
A proveniência remete a compreensão da origem comum das unidades
documentais inter-relacionadas que formam um arquivo. Na qualidade de pilar da teoria
arquivística, estabelece que os documento oriundos de uma instituição, organização ou
indivíduo devem manter sua individualidade, não sendo misturados a conjuntos
estranhos a sua proveniência. Dessa forma, não há o perigo de se incorrer em equívocos
de interpretação de informações textuais e não textuais (TROITIÑO, 2017).
A maioria dos autores coincidem ao entender o princípio da proveniência com
um duplo valor: 1) o de respeito à origem dos fundos; e 2) o de respeito às estruturas do
fundo, individualmente, e a disposição dos documentos em seu interior (MARTÍN-
POZUELO CAMPILLOS, 1996, p. 24). Enquanto o primeiro valor remete à preservação do
conjunto orgânico de documentos de mesma origem, mantendo-os agrupados, sem
mistura-los a documentos ou de outras proveniências, o segundo diz respeito a
manutenção da coerência interna de um fundo, por meio do respeito à classificação
arquivística e à ordem original atribuída pela organização burocrática da qual procede,
espelhando a organização interna que lhe é própria.
Mello e Silva (2014, p. 11) constatou, durante a pesquisa que resultou em seu
Glossário de espécie e tipos documentais em arquivos de laboratórios, que os arquivos
oriundos de instituições de ciência e tecnologia não se diferenciam dos produzidos por
qualquer outra área do conhecimento no que se refere ao tratamento documental e à
teoria arquivística a serem empregados. O que pode variar e se tornar um diferenciador
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entre esses arquivos seria, na realidade, os tipos documentais produzidos ao longo do
cumprimento das funções e atividades das instituições produtoras de documentos. Essa
é uma constatação importante e reveladora pois evidencia que documentos são produto
de atividade e não de tema. Porém, missão institucional se baliza em temas.
Desde logo, a existência de arquivos em uma instituição não garante a existência
de sistema arquivístico. São ordens diferentes. Em instituições, a existência de arquivos
é quase automática, posto que o regime burocrático que conduz administrações públicas
e privadas se pauta no registro documental de seus atos. Onde há documentação
orgânica relacionada, há arquivo. Contudo, um sistema arquivístico é algo mais
complexo, que exige determinada estrutura e condições de existência que viabilizem a
integração de diferentes arquivos, em distintas idades documentais. O grande fio
condutor do sistema é, sem dúvida, a gestão documental.
Conforme a Lei Federal nº 8159/1991, art. 3º, “considera-se gestão de
documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (BRASIL, 1991).
Parte-se de uma perspectiva global do monitoramento da existência do documento,
desde do momento de sua criação ao de destinação.
É sempre importante lembrar que a gestão arquivística de documentos
compreende a responsabilidade dos órgãos produtores e das instituições arquivísticas
que os custodia, a fim de assegurar que a documentação produzida se mantenha como o
registro fiel das suas atividades e que os documentos definidos como de guarda
permanente sejam devidamente recolhidos às instituições arquivísticas e preservados,
Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ (BRASIL, 2011). Esse é o objetivo. Todos os
benefícios que se seguem – controle, racionalização administrativa, valor probatório,
economia, cidadania, história, etc – emergem a partir desse zelo.
3 PRODUÇÃO DOCUMENTAL, DOCUMENTOS E INDEXAÇÃO
A produção documental de qualquer instituição é realizada pela necessidade do
registro do conhecimento gerado durante o desenvolvimento natural de sua missão. O
documento terá, assim, forma física e conteúdo específicos da produção documental da
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área de domínio da instituição que gerou o conhecimento. Tribunais produzem
documentos específicos como, por exemplo, acórdãos; universidades produzem projetos
e relatórios de pesquisa; escolas de ensino fundamental e médio produzem planos de
ensino e apostilas; hospitais e ambulatórios produzem o prontuário do paciente; etc.
A documentação produzida é, então, organizada para ser, futuramente, acessada
e recuperada por seus usuários com necessidades de informação, seja ela impressa em
suporte físico ou eletrônica em suporte digital. No entanto, para que a recuperação
aconteça, é preciso que a documentação tenha passado por processos de gestão
documental para garantir sua preservação. É importante, sobretudo, destacar que o
suporte digital dá visibilidade e disponibilidade aos documentos para acesso online
onde seus usuários estiverem. Esta condição é, atualmente, bastante estratégica, porém,
precisa atender requisitos específicos para sistemas informatizados de modo a garantir
acesso e recuperação, como também, interoperabilidade entre os vários sistemas
informatizados e compartilhar recursos informacionais padronizados, além de
preservação digital.
A documentação em arquivos poderá ser recuperada por elementos de sua forma
física e de conteúdo durante a descrição documental, tais como, produtor, procedência,
identificação documental, autoria, datas ou palavras do título, ou por assunto que
represente seu conteúdo. A representação do conteúdo por assuntos ou termos
autorizados de um vocabulário controlado é realizada após análise documental que se
realiza para fins de indexação.
A indexação é um processo de análise para identificação e seleção de conceitos
significativos de conteúdos documentais que, extraídos do contexto documental, são
representados por termos autorizados de um vocabulário controlado e passíveis de
serem recuperados em estratégias de busca de usuários para acesso e localização
documental.
Esta correspondência do uso do mesmo vocabulário pelo indexador durante a
análise e representação documental e pelo usuário durante sua busca é uma grande
vantagem em sistemas de recuperação da informação que precisa ser alertada a todos
que trabalham com a gestão documental, principalmente, para aqueles sistemas em que
é possível o auto arquivamento pelo autor. O vocabulário é um instrumento de
representação da informação cuja escolha depende da (s) área (s) de conhecimento e do
contexto institucional regido ou não por políticas públicas.
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Determinar quais conceitos representam o conteúdo documental, fora do seu
contexto textual para futuros acessos por determinados usuários, especializados e/ou
leigos e finalidades, tem método que é influenciado pelo contexto de gestão documental,
dotado de infraestrutura física, tecnológica e de pessoas, e que se insere em um outro
contexto maior de política institucional e de política pública.
Arquivos, principalmente, estão articulados a uma importante política de acesso à
informação, regida pela Lei Nº 12.527 de 18 de novembro de 2011 (BRASIL, 2011). O
arquivamento documental sem controle de vocabulário e sem definição de
procedimentos de representação descritiva e temática da documentação gera problemas
de recuperação. Por isso, é que existem instituições técnicas, profissionais e
governamentais que, em um esforço de melhorar o compartilhamento e
interoperabilidade entre sistemas e vocabulários, estabelecem normas, padrões e
requisitos gerais e específicos para a organização e representação da informação. A
Norma Internacional de Descrição Arquivística (ISAD(g)) e a Norma Internacional sobre
os Registros de Autoridades de Arquivos relativos à Instituições, Pessoas e Famílias
(ISAAR(cpf)), são normalizações importantes criadas para propiciar “[...]o acesso à
informação de múltiplas perspectivas e o trabalho colaborativo entre diversas
instituições de informação [...]” (LLANES PADRÓN; FUJITA, 2017). A partir dessas
normas internacionais, outros países as utilizaram como fundamentação de suas normas
nacionais, como é o caso do Brasil que criou a Norma Brasileira de Descrição
Arquivística (NOBRADE).
A normalização da descrição arquivística abre possibilidades e vantagens
importantes porque permite a representação da informação de modo uniforme, “[...]
assegura a autenticidade, a acessibilidade, a disponibilidade e a apropriação de qualquer
recurso de informação assim como a interoperabilidade entre sistemas de qualquer
instituição.” (LLANES PADRÓN; FUJITA, 2017). Com a determinação dos requisitos da
descrição arquivística é possível a definição de metadados para registro dos itens
informacionais necessários à representação descritiva e temática da documentação.
A indexação, como processo de representação temática, não é muito utilizada em
arquivos, mas não é, também, utilizada em bibliotecas. Com longa tradição de
normalização da descrição, as bibliotecas realizam a catalogação de assunto com
normalizações que foram sendo aprimoradas ao longo do tempo assim como seus
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vocabulários controlados. A indexação tem fundamento histórico ligado ao controle
bibliográfico que permitiu a produção de fontes bibliográficas especializadas em áreas
do conhecimento dotadas de índices bibliográficos de autores, assuntos e títulos.
Quando surgiu o uso de computadores, as bibliografias tiveram seus índices
automatizados e, depois, com a internet as bibliografias se tornaram bases de dados
especializadas disponíveis em portais e em sites na internet. Mas, o princípio da
indexação permanece o mesmo e tem se aprimorado cada vez mais pela vantagem de ter
a avaliação pela recuperação da informação de modo rápido e acessível. Essa avaliação
tem propiciado comparações entre sistemas que indexam com e sem controle de
vocabulário.
A indexação, por outro lado, como ato de construir índices, é prática bastante
antiga no tratamento de documentos. Basta sabermos que em bibliotecas da antiguidade
já existiam listas dos documentos ali armazenados. Entretanto, a partir do momento em
que a ordenação dessas listas necessitou de uma organização por assunto, foram
estabelecidas profundas mudanças na abordagem do ato mecânico de construir índices,
ou seja, introduziu-se um processo de análise do conteúdo dos documentos com a
finalidade de representação documentária.
A indexação, como processo de análise documental, passa a ser realizada mais
intensamente desde o aumento de publicações periódicas e da literatura técnico-
científica de modo geral, que impulsionaram a necessidade de criação de mecanismos de
controle bibliográfico em centros de documentação especializados. Assim, as
bibliografias, como mecanismos de controle bibliográfico, surgiram fora do âmbito das
bibliotecas tradicionais e apresentavam uma evolução nas técnicas de tratamento da
informação, dando impulso teórico-prático, naquela ocasião, a uma nova área: a
Documentação.
Com a evolução teórico-metodológica, em decorrência da necessidade de
recuperação cada vez mais rápida, precisa e especializada por parte de Instituições
informacionais, o tratamento da informação passou a contar com um aparato
metodológico e instrumental mais diversificado e muito mais voltado para o contexto de
cada documento. Ressalte-se que, a partir da evidência da Documentação como área
científica na década de 60 e do surgimento dos serviços de informação em áreas
especializadas, a indexação e a elaboração de resumos utilizados na elaboração dos
serviços bibliográficos para recuperação de artigos de periódicos científicos ganharam
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espaço e notoriedade mantidos até hoje. A partir da evolução que determinou a
importância do contexto do documento para a recuperação da informação, a área de
indexação passa a incorporar os estudos dirigidos à compreensão do conteúdo dos
textos a serem analisados. Com o crescimento dos serviços de indexação e resumo em
todo mundo e a importância das bases de dados para o desenvolvimento científico e
tecnológico, cada vez mais se buscava o aprimoramento teórico e metodológico da
indexação com o objetivo de melhorar a recuperação por assuntos.
Considerando os avanços da indexação em relação à metodologia de
representação do conteúdo documental e o uso de ferramentas de controle de
vocabulário, bem como da avaliação da indexação, entendemos que seria possível sua
aplicação em arquivos durante a descrição arquivística. Para isso, necessário se faz sua
aplicação por meio da política de indexação que passaremos a explicar.
4 POLÍTICA DE INDEXAÇÃO: PROPOSTA PARA ARQUIVOS DE INSTITUIÇÕES DE
SAÚDE
O uso da indexação como processo de análise e representação da informação
significa que o arquivo necessita oferecer recuperação da informação contida nos
documentos conforme necessidade de informação formulada pelos usuários na
estratégia de busca da base de dados. A indexação é uma operação que, para ser bem-
sucedida na representação e na recuperação, depende da definição de uma política que,
antes de sua elaboração, precisa avaliar o contexto da instituição. Fujita e Gil Leiva
(2014) destacam que em um sistema de informação a recuperação e a indexação são
“[...] dois elementos que conformam as faces de uma mesma moeda e, portanto,
indissociáveis um de outro. Entretanto, na hora de revisar, melhorar ou avaliar um
sistema de informação, esses elementos podem ser analisados em separado.” A
indexação é aplicada para se obter bons resultados na recuperação, portanto, são
indissociáveis e dependentes uma da outra. É uma operação intermediária e realiza uma
mediação como forma de representação no que se refere ao documento prontuário do
paciente, mas “[...] para que isso se efetive de fato, é preciso estar atento, pois, nesse
caso, não se deve possibilitar entendimentos de uma lógica nebulosa, afinal a informação
nesse âmbito deve ser precisa [...]” (PINTO; SILVA NETO, 2013).
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No entanto, para que essa correspondência aconteça, a adoção de uma política de
indexação será norteadora de princípios e critérios que servirão de guia na tomada de
decisões para otimização do serviço e da racionalização dos processos. A política de
indexação se elabora e se implementa em conjunto e em consenso com os vários atores
que dela participam: profissionais da informação, analistas de sistemas, gestores do
arquivo e da instituição e, principalmente, usuários do sistema de informação. Para
promover a participação ativa e integral de todos os atores interessados na política é
importante adotar metodologia de pesquisa participante, como a pesquisa-ação integral.
A pesquisa-ação é, segundo Thiollent (1998),
[...] um tipo de pesquisa social com base empírica que é concebida e realizada
em estreita associação com uma ação ou com a resolução de um problema
coletivo e no qual os pesquisadores e os participantes representativos da
situação ou do problema estão envolvidos de modo cooperativo ou
participativo. (THIOLLENT, 1998, p. 14).
Os procedimentos da metodologia da pesquisa-ação foram aplicados por Fujita
(2017) em contexto de prática em rede de bibliotecas universitárias para vivenciar a
ação de elaboração, implementação e avaliação da política de indexação como forma de
melhor observar problemas e mudanças. Recomenda-se a metodologia de pesquisa-ação
integral (MORIN, 2004) para a elaboração e implementação da política de indexação
conjugado com o modelo bottom-up (Figura 1) para a implementação no qual o modelo
de política elaborado não é definitivo e é modificável por aqueles que a implementam no
dia-a-dia e de acordo com o seu contexto de prática (SECCHI, 2013).
Figura 1–Modelo bottom-up.
Fonte: Secchi, 2013, p. 61.
Assim, a política de indexação não se reduz apenas ao processo de indexação para
representação e recuperação da informação, é mais amplo. Também, não é somente uma
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lista de procedimentos a serem seguidos. É um conjunto de decisões que esclarecem os
interesses e objetivos de todos que participam e tenham necessidade de recuperação em
um sistema de informação.
Com base na lógica de indissociabilidade entre indexação e recuperação se aplica
a política de indexação cuja elaboração é baseada em dois planos: o vertical que
representa as atividades de organização e representação da informação e o horizontal,
onde o plano vertical se apoia, representa as atividades de gestão cujos requisitos
definirão o tipo de política para cada instituição.
A definição da política de indexação de sistemas de informação institucionais está
condicionada à existência dos seguintes requisitos referentes às atividades de gestão no
plano horizontal (Figura 2): organização, clientela, recursos financeiros, materiais e
humanos. O conjunto desses requisitos denotam que o funcionamento de um sistema de
informação deve ser considerado na elaboração de uma política de indexação para
verificar características e objetivos da organização, determinantes do tipo de serviço a
ser oferecido; identificação dos usuários, para atendimento de suas necessidades de
informação e recursos humanos, materiais e financeiros (CARNEIRO, 1985).
Figura 2- Plano horizontal da política de indexação.
Fonte: Fujita, 2012, p. 24.
Dessa forma, cada requisito pode influenciar o plano vertical, como por exemplo,
o usuário e suas áreas de domínio: especializados ou leigos, ou ambos. Se o usuário for
especializado ou leigo irá influenciar a escolha de vocabulário controlado a ser utilizado
para o processo de indexação e busca de informação. Se a comunidade usuária é
especializada e leiga, o vocabulário terá que conter os dois tipos de vocabulário para que
o uso seja combinado. Vocabulários controlados devem possuir sistema de equivalência
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entre termos sinônimos, homônimos e polissêmicos que prevê, sem problemas,
vocabulários mistos. Quanto mais relações de equivalência existirem entre os termos,
mais possibilidades de representação o vocabulário terá.
Por outro lado, o tipo de organização da instituição e seus recursos financeiros,
materiais e humanos são importantes requisitos que definirão as condições de
elaboração e implementação da política. Por exemplo, instituições de saúde, tais como
hospitais estão inseridos em uma política pública importante que é a política de saúde
do país e por isso precisam estudar seus recursos disponíveis para a elaboração da
política de indexação de seus arquivos como, por exemplo: dentre as pessoas que
trabalham para o sistema de saúde ou dentro dos hospitais quais poderiam trabalhar na
elaboração e implementação da política de indexação?
A política pública de saúde tem suas diretrizes e marcos regulatórios próprios e
principalmente aqueles que se referem aos princípios da Política Nacional de
Informação e Informática em Saúde (PNIIS) (BRASIL, 2016) que dão conta de viabilizar
o e-Gov e o e-Saúde que inclui o registro eletrônico em Saúde. Não restam dúvidas que a
política nacional de saúde é uma grande e complexa rede de sistemas de informação que
necessita, principalmente, de padronização de registros de saúde do cidadão e uma
proposta de padronização do arquivamento eletrônico combinado com a indexação e
uso de vocabulário controlado. Mas, cada instituição de saúde com arquivo precisa
realizar a gestão documental e pode aliar a política de indexação para garantir a
representação para recuperação da informação.
À respeito da padronização em torno da gestão e preservação documental de
cada instituição de saúde, destaca-se o trabalho da Câmara Setorial de Arquivos de
Instituições de Saúde, constituída pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) do
Ministério da Justiça, com a “[....] finalidade de realizar estudos; propor diretrizes e
normas no que se refere à organização, à guarda, à preservação, à destinação e ao acesso
de documentos integrantes de arquivos de instituições de saúde” (BRASIL, 2010). Essa
Câmara do CONARQ elaborou as diretrizes para a avaliação de documentos em
instituições de Saúde publicada como Resolução nº 22 do CONARQ de 30 de julho de
2005. De acordo com Santos (2010), essa importante Resolução estimula as instituições
a assumirem a gestão de seus acervos. Em 2007, o Conselho Federal de Medicina (CFM)
lançou a Resolução CFM Nº 1821 de normas técnicas para digitalização e uso dos
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sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos prontuários dos
pacientes (CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, 2007).
Esses e os demais requisitos que fornecem a visão do contexto da organização
passam a fazer parte do conhecimento daquele que trabalha com a indexação e
influência seu contexto de prática durante a indexação para representação documental.
O eixo horizontal das atividades de gestão (Figura 3) em cada ambiente institucional
será correlacionado com o eixo vertical das atividades de organização composta pelo
que se denomina de elementos e variáveis da política de indexação.
Figura 3– Plano vertical da política de indexação.
Fonte: Adaptado de Fujita, 2012, p. 23.
Os elementos elencados por Carneiro (1985) são sete: cobertura de assuntos,
seleção e aquisição de documentos-fonte, processo de indexação, estratégia de busca,
tempo de resposta do sistema, forma de saída e avaliação do sistema.
1. Cobertura de assuntos: assuntos cobertos pelo sistema (centrais e periféricos);
atualmente deve se preocupar, também, com a conversão retrospectiva de dados e a
compatibilidade de linguagem de indexação entre integrantes de um mesmo sistema
cooperativo;
2. Seleção e aquisição dos documentos-fonte: extensão da cobertura do sistema em
áreas de assunto e a qualidade dos documentos incluídos no sistema; levando-se em
consideração a evolução tecnológica deve-se preocupar também com a procedência
de páginas da internet e documentos produzidos digitalmente.
Atividades de Organização e
Representação da informação
Variáveis do processo de indexação que
influenciam a recuperação: exaustividade,
especificidade, escolha da linguagem,
revocação e precisão
Elementos: cobertura de assuntos, seleção
e aquisição de documentos-fonte, processo
de indexação, estratégia de busca, forma de
saída e avaliação do sistema
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3. Processo de indexação: desenvolve-se pela análise, síntese e representação e é
influenciado pelas variáveis exaustividade, especificidade, escolha da linguagem e
capacidade de revocação e precisão do sistema; em um sistema complexo ou simples
é possível que o processo de indexação possa ser realizado por profissionais da
informação capacitados ou, também, por pessoas autorizadas que realizam o auto
arquivamento documental por meio do preenchimento de um formato de
metadados; em qualquer uma dessas situações é preciso que a política de indexação
esteja disponível com suas orientações e decisões em formato elucidativo para que
não seja difícil realizar a indexação conforme variáveis estabelecidas;
4. Estratégia de busca: deve-se decidir entre a busca delegada ou não; atualmente é
preciso tomar decisões quanto ao software e sistema de armazenagem digital que
permita facilidade de acesso com segurança e integridade para todos; a delegação de
busca poderá ainda ser praticada por profissionais do sistema de informação, mas os
mecanismos e ferramentas de busca e acesso precisam ser amigáveis e estar
disponíveis na web para qualquer usuário, seja profissional, técnico ou especialista e
leigo;
5. Tempo de resposta do sistema: é um elemento que atualmente não tem necessidade
de ser considerado pelo acesso simultâneo e imediato dos sistemas de busca e
recuperação da informação disponíveis online na web;
6. Forma de saída: é o formato físico em que os resultados da busca são apresentados.
Tem grande influência sobre a tolerância do usuário quanto à legibilidade e precisão
dos resultados. Deve-se verificar qual a preferência do usuário quanto à
apresentação dos resultados e para isso recomenda-se o desenvolvimento de
pesquisas em design da informação para investigar a usabilidade e arquitetura da
informação em ambiente digital, bem como é necessário a escolha de formatos de
metadados para a inclusão dos dados que representam tanto a descrição física
quanto temática (descritores da linguagem);
7. Avaliação do sistema: determinará até que ponto o sistema satisfaz as necessidades
dos usuários; a avaliação é uma etapa da política que deve ser realizada antes,
durante e após a implementação (Figura 4); antes, para analisar os problemas de
recuperação do sistema de busca e verificar as causas; durante, para verificar ajustes
na implementação da proposta elaborada para a política; após, para avaliar futuros
aprimoramentos na implementação da proposta de política de indexação.
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Figura 4– Os três momentos da avaliação.
Fonte: Secchi, 2013, p. 63.
Por sua vez, o processo de indexação, como elemento essencial da política, é
afetado por um conjunto de variáveis que influem na recuperação da informação. Essas
variáveis, segundo Carneiro (1985), são: exaustividade, especificidade, a escolha da
linguagem, revocação e precisão.
1. Nível de exaustividade: “[...] uma medida de extensão em que todos os assuntos
discutidos em um certo documento são reconhecidos na operação de indexação e
traduzidos na linguagem do sistema” (LANCASTER, 1968 apud CARNEIRO, 1985,
p. 232);
2. Nível de especificidade: “[...] a extensão em que o sistema nos permite ser precisos
ao especificarmos o assunto de um documento que estejamos processando”
(FOSKET, 1973 apud CARNEIRO, 1985, p. 232);
A especificidade e exaustividade são duas variáveis que atuam durante o
processo de indexação nas etapas de análise de assunto pelo indexador para
identificação e seleção de conceitos e na tradução dos conceitos por termos do
vocabulário controlado; a escolha de uma outra variável ou ambas influenciam de modo
determinante a recuperação da informação que terá maior ou menor precisão, ou, ao
contrário, maior ou menor revocação; o importante na política de indexação, além de
todos os requisitos, elementos e variáveis, é que o sistema de informação possa ter o
controle dos níveis de especificidade e exaustividade e isso somente se consegue com
controle de vocabulário.
3. Escolha da linguagem de indexação ou do vocabulário controlado: afeta o
desempenho de um sistema de recuperação de informação tanto na estratégia de
busca (estabelece a precisão com que o técnico de busca pode descrever os
interesses do usuário) quanto na indexação (estabelece a precisão com que o
avaliação
ex ante
---------->----->avaliação in intinere ------->------
>
avaliação
ex post
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indexador pode descrever o assunto do documento). Portanto, a partir de estudos
de recuperação da informação do sistema, deve-se optar entre linguagem natural
ou vocabulário controlado; observa-se que na área de saúde a Biblioteca Virtual
de Saúde (BVS) do Ministério da Saúde é referência na elaboração da
Terminologia da Saúde (http://bvsms.saude.gov.br/terminologia) composta do
Tesauro do Ministério da Saúde, Glossários temáticos e Siglário do Ministério da
Saúde; considerando-se que o processo de indexação poderá ser realizado por
profissionais da informação ou por pessoas autorizadas pelo sistema no auto
arquivamento, será necessário disponibilizar o vocabulário controlado dentro do
formato de metadados para que a escolha de termos de indexação seja realizada
com controle de vocabulário;
4. Capacidade de revocação e precisão do sistema: exaustividade, revocação e
precisão estão relacionadas. Quanto mais exaustivamente um sistema indexa
seus documentos, maior será a revocação (número de documentos recuperados)
na busca e, inversamente proporcional, a precisão será menor;
Os requisitos, elementos e variáveis diretamente ligados à política de indexação
adotada pelo sistema influenciam o desempenho das atividades de indexação realizadas
pelo sistema de informação e refletirá na recuperação da informação, sendo
imprescindível a formulação de uma política de indexação que oriente todo o trabalho e
a inclusão de tais itens na orientação ao indexador, seja ele profissional da informação
ou não.
Considerando os elementos indicados por Carneiro (1985, p. 231) para
elaboração de uma política de indexação, considera-se que o manual de indexação deve
contemplar os seguintes aspectos:
- Objetivos do sistema de informação;
- Apresentação dos procedimentos de indexação para identificação e seleção de
conceitos articulados com o processo de leitura documental e inclusão de um
questionamento para esta finalidade, contendo exemplos em cada fase;
- Apresentação do vocabulário controlado - adotado para a representação dos
conceitos selecionados, com esclarecimento e exemplos dos aspectos de estrutura,
vocabulário e configuração interna para uso dos indexadores;
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- A especificação dos elementos constituintes da política de indexação do sistema:
cobertura de assunto, critérios de seleção e aquisição dos documentos-fonte, nível de
exaustividade e nível de especificidade.
O manual de indexação é um dos instrumentos de implementação da política de
indexação, fundamental, para o registro das decisões do planejamento e
acompanhamento da evolução natural das principais decisões acerca dos elementos e
variáveis em função dos requisitos. Destaca-se a necessidade dos profissionais, gestores
e pessoas autorizadas pelo sistema seguirem as diretrizes e orientações do manual para
assegurar a uniformidade das atividades de organização e representação da informação
realizadas no plano horizontal da política de indexação. A atualização do manual de
indexação dependerá de reuniões regulares e periódicas de vivência, cursos de
capacitação e seminários realizados pelos atores participantes da política. Para isso,
sugere-se a composição de grupo que acompanhe a evolução do ciclo de política de
indexação em todas as etapas.
Contudo é necessário pontuar que nenhuma política de indexação é realizada sem
que haja a participação dos implementadores, os atores participantes do sistema de
informação, apoiados institucionalmente para sua atuação colaborativa. O apoio
institucional, realizado por meio de resoluções ou portarias, é o principal
reconhecimento de que a política de indexação poderá ser elaborada, implementada e
avaliada.
5 CONCLUSÃO
Diante das reflexões aqui expostas, fica evidente que a implementação de um
sistema que integre política de indexação à gestão documental, em instituições de saúde,
traz estabilidade e segurança aos usuários que dele se servem. Caracteriza-se como uma
importante inovação, não só do ponto de vista da funcionalidade sistêmica fornecida
para a rede de saúde, em plano nacional ou internacional, mas também por colaborar
com o desenvolvimento científico ao proporcionar dados quantitativos e qualitativos
mais precisos e de rápida recuperação aos pesquisadores da área – sejam acadêmicos,
voltados para a produção científica, sejam os envolvidos no monitoramento e controle
dos fatores e/ou agentes sócio ambientais que incidem na saúde da população,
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possibilitando o estabelecimento de programas de saúde preventiva e estratégias para
sua efetivação, por exemplo.
Se em qualquer sistema arquivístico institucional, a implementação de um
sistema, nos moldes aqui referidos, constitui questão chave para a recuperação de
informações, na Saúde, então, assume posição central ao considerarmos a extensão,
ramificação e complexidade de dados que alimentam o sistema. Desse modo, é fulcral o
desenvolvimento de metodologias para representar a informação, dentro de uma
política bem estabelecida que atenda às necessidades informacionais da organização a
qual pertence. Do mesmo modo, o aperfeiçoamento de protocolos de trabalho pré-
existentes deve ganhar atenção, pois é capaz de propiciar facilidade e segurança em
relação ao acesso de documentos e seus conteúdos.
O emprego da indexação nos procedimentos arquivísticos traz para o usuário
uma vantagem extra ao permitir a recuperação de determinada informação temática em
mais de um fundo, dentro ou fora da mesma instituição de custódia. À vista disso,
podemos entende-la como uma interessante ferramenta de integração de dados ou
informações oriundas de diferentes proveniências. Isso porque o seu objeto de interesse
versa sobre conteúdos, não sobre documentos e suas dimensões, como na Arquivologia:
forma, formato, materialidade, concepção intelectual, enfim, caracteres externos e
internos, sempre contextualizados, conforme origem e uso.
Assim, acredita-se que a adoção de uma política de indexação de documentos de
arquivo, em harmonia com a lógica e os princípios estruturadores da Arquivologia,
possa trazer inúmeros benefícios aos usuários e, inclusive, revelar importantes
conteúdos documentais. Consequentemente, a proposta de integração entre
procedimentos, aparentemente díspares, permite além de maior compreensão sobre o
contexto de produção e uso de documentos, a recuperação de informações de modo
circunstanciado: um benefício aos usuários que a ela recorrem.
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NOTAS
i
A revisão ortográfica, gramatical e em Língua Portuguesa é de responsabilidade das autoras.
