AUDITORIA DE REPOSITÓRIOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS CONFIÁVEIS
AUDIT OF TRUSTWORTHY DIGITAL ARCHIVAL REPOSITORIES
Henrique Machado dos Santos¹
¹ Bacharel em Arquivologia e mestre em
Patrimônio Cultural pela Universidade Federal
de Santa Maria (UFSM). Arquivista da
Coordenação de Arquivo Geral da Universidade
Federal do Rio Grande (FURG).
E-mail: henrique.hms.br@gmail.com
ACESSO ABERTO
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há conflito de interesses.
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Recebido em: 07/08/2019.
Aceito em: 28/09/2019.
Revisado em: 15/11/2019.
Como citar este artigo:
SANTOS, Henrique Machado dos. Auditoria de
repositórios arquivísticos digitais confiáveis.
Informação em Pauta, Fortaleza, v. 4, n. 2, p.
156-172, jul./dez. 2019. DOI: 10.32810/2525-
3468.ip.v4i2.2019.41787.156-172.
RESUMO
Este estudo discute a implementação de
repositórios arquivísticos em conformidade com
o Sistema Aberto para Arquivamento de
Informação e a necessidade de auditá-los para
avaliar sua confiabilidade. Para tanto, realiza-se
um levantamento bibliográfico de materiais
previamente publicados, com seleção de: livros
que abordam as perspectivas da Arquivística na
era digital e o desafio da custódia documental
confiável; publicações técnicas como as normas
International Organization for Standardization e
padrões de auditoria; e artigos científicos
recuperados pela ferramenta de pesquisa Google
Scholar, com busca temática relacionada à
preservação de documentos arquivísticos
digitais, repositórios digitais confiáveis,
auditoria de informação e auditoria arquivística.
O repositório arquivístico é o prisma da
discussão, já a comparação entre os padrões de
auditoria torna-se a categoria norteadora, logo,
obtém-se um artigo de revisão assistemática.
Dessa forma, são analisados os padrões de
auditoria: Trustworthy Repository Audit &
Certification: Criteria and Checklist, Catalogue of
Criteria for Trusted Digital Repositories da
Network of Expertise in long-term STORage,
Digital Repository Audit Method Based on Risk
Assessment e Audit and Certification of
Trustworthy Digital Repositories. Por fim, o
comparativo entre os padrões demonstra que o
Audit and Certification of Trustworthy Digital
Repositories é o mais indicado para auditar os
repositórios arquivísticos digitais.
Palavras-chave: Preservação digital.
Repositório digital. Arquivística. Documento
digital. Confiabilidade. Autenticidade.
ABSTRACT
This study discusses the implementation of
archival repositories that conform to the Open
Archival Information System and the need to
audit them to assess their reliability. To this end,
a bibliographic survey of previously published
materials is carried out, with selection of: books
that approach the perspectives of Archival
science in the digital age and the challenge of
reliable documentary custody; technical
publications such as International Organization
for Standardization and auditing standards; and
scientific articles retrieved by the Google Scholar
search tool, with thematic search related to the
preservation of digital archival records, reliable
Inf. Pauta Fortaleza, CE v. 4 n. 2 jul./dez. 2019 ISSN 2525-3468
DOI: https://doi.org/10.32810/2525-3468.ip.v4i2.2019.41787.156-172
ARTIGO DE REVISÃO
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digital repositories, information auditing and
archival auditing. The archival repository is the
prism of the discussion, since the comparison
between the audit standards becomes the
guiding category, thus, we obtain a no
systematic review article. Thus, the audit
standards are analyzed: Trustworthy Repository
Audit & Certification: Criteria and Checklist,
Catalog of Criteria for Trusted Digital
Repositories from Network of Expertise in long-
term STORage, Digital Repository Audit Method
Based on Risk Assessment and Audit and
Certification of Trustworthy Digital Repositories.
Finally, a comparison of standards demonstrates
that the Audit and Certification of Trustworthy
Digital Repositories is best suited for auditing
digital archival repositories.
Keywords: Digital preservation. Digital
repository. Digital record. Reliability.
Authenticity.
1 INTRODUÇÃO
O corpus teórico da preservação digital vem agregando novas práticas
recomendadas. Parte disso se deve aos avanços na área das tecnologias da informação e
às discussões realizadas no âmbito da comunidade de preservação. As atividades que
antes eram orientadas exclusivamente às estratégias, como por exemplo, emulação,
migração e refrescamento, agora são orientadas aos sistemas para gestão e preservação
de documentos.
Tal mudança surge em torno da necessidade de agregar confiança ao custodiador.
Dessa forma, os sistemas informatizados e as políticas de preservação digital tornaram-
se peças-chave para garantir o acesso contínuo em longo prazo a documentos
arquivísticos autênticos.
A literatura técnica de preservação digital define o modelo Open Archival
Information System (OAIS) como o principal padrão para implementar Repositórios
Digitais Confiáveis (RDC), tornando-se a norma International Organization for
Standardization (ISO) 14721:2012. Por sua vez, a norma OAIS foi traduzida para a língua
portuguesa do Brasil, e consiste na recomendação ABNT/NBR 15472:2007, Sistema
Aberto para Arquivamento de Informação (SAAI).
O modelo OAIS/SAAI foi desenvolvido no âmbito do Consulative Committee for
Space Data Systems (CCSDS) e apresenta-se como a principal norma no âmbito da
preservação digital. Este é um estudo de fundamentação sólida, que envolve diversos
profissionais com propriedade no tema. De tal modo, a conformidade com o modelo
OAIS permite ao Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) desenvolver um
sistema robusto para preservação da informação digital em longo prazo.
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Embora o OAIS não faça claras menções à Arquivística/Arquivologia, observa-se
que demonstra elevada conformidade com os pressupostos teóricos tradicionais como,
por exemplo, os princípios da proveniência, organicidade e autenticidade. Logo, o OAIS
preenche lacunas teóricas, que notadamente foram criadas pelo advento do documento
arquivístico digital.
Essas lacunas relacionam-se à complexidade do próprio ambiente digital, visto
que os referenciais tradicionais da Arquivística eram orientados aos documentos em
suportes analógicos. Assim, o modelo OAIS possibilita tratamento adequado aos
documentos arquivísticos, por considerar a complexidade da informação registrada em
ambiente digital. Igualmente, surge a necessidade de definir uma política de preservação
em nível organizacional para elencar as normas a serem utilizadas, além de manter
conformidade com as especificidades da Arquivística.
A implementação de um RDC-Arq em conformidade com o modelo OAIS
compreende o primeiro passo para a preservação de documentos arquivísticos digitais
autênticos em longo prazo. Quando inseridos no OAIS, tais documentos são
transportados em pacotes de informação: Pacote de Informação para Submissão
(Submission Information Package – SIP), Pacote de Informação para Arquivamento
(Archival Information Package – AIP) e Pacote de Informação para Disseminação
(Dissemination Information Package – DIP) juntamente com os seus respectivos
componentes digitais. Esse transporte compreende o ciclo de vida dos documentos, ou
seja, desde o produtor, perpassando pelo RDC-Arq até chegar ao consumidor.
No entanto, mesmo em conformidade com o OAIS, os RDC-Arq’s precisam ser
auditados e certificados para demonstrar que cumprem os requisitos preconizados, e
consequentemente, possam agregar confiabilidade ao acervo custodiado. Logo, a
implementação de um RDC-Arq requer ir além de sua conformidade com o modelo OAIS.
Tal fato é sedimentado na rápida evolução da Tecnologia da Informação e Comunicação
(TIC), que aliada ao surgimento de documentos complexos, trouxe significativos desafios
ante a preservação digital.
Sendo assim, um RDC-Arq deve manter conformidade com o modelo OAIS,
comportar as especificidades da Arquivística, ser auditado periodicamente, para que
possa demonstrar que é confiável. Considerando o exposto, este estudo tem por objetivo
discutir a adequação de possíveis padrões de auditoria a serem utilizados para
mensurar o nível de confiabilidade dos RDC-Arq’s.
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A metodologia consiste no levantamento bibliográfico de materiais previamente
publicados, que contempla a seleção de livros, publicações técnicas e artigos científicos
recuperados por meio da ferramenta de pesquisa Google Scholar. Com relação aos livros
utilizam-se obras que abordam questões como: as perspectivas da Arquivística na era
digital e a custódia de documentos em ambiente digital publicadas nos últimos cinco
anos. Dentre as publicações técnicas destacam-se: normas ISO e padrões para auditoria
de repositórios. Já os artigos recuperados partem dos seguintes termos: "preservação de
documentos arquivísticos digitais", "repositórios digitais confiáveis", "auditoria de
informação", e "auditoria arquivística”; todas as buscas com a delimitação temporal de
dez anos (2009-2019) e foram escolhidas a partir da análise dos respectivos resumos.
O RDC-Arq é utilizado como prisma da discussão, de modo que o estudo de
possíveis padrões de auditoria para mensurar o seu nível de confiabilidade, torna-se a
categoria norteadora desta pesquisa. Os dados coletados são analisados pelo método
qualitativo e a discussão dos resultados segue a lógica dedutiva, de modo que se realiza
uma triangulação entre a Arquivística, o modelo OAIS e os padrões de auditoria. Após tal
reflexão, obtém-se um artigo de revisão com caráter assistemático (GIL, 2010; LUNA,
1997; SILVA; MENEZES, 2005; VOLPATO et al., 2013).
2 DA NECESSIDADE DE UM SISTEMA DE ARQUIVOS INTEROPERÁVEL
A literatura técnica da preservação digital perpassa questões essenciais como,
por exemplo, as estratégias, os repositórios, a custódia confiável e a auditoria e
certificação de repositórios digitais. Logo, existe a necessidade de aproximar essas
abordagens da Arquivística, a qual está inserida em um contexto de reformulação
epistemológica e pragmática.
A documentação em ambiente digital catalisa um processo de (re)definição dos
princípios teórico-práticos, e assim, reforça a quebra do paradigma arquivístico,
essencialmente analógico e custodial. As transformações sobre os registros
contemporâneos se refletem diretamente na concepção de patrimônio, de modo a
identificar e incorporar o patrimônio em ambiente digital. Desta forma, surge a
necessidade de preservar documentos arquivísticos digitais para que possam ser
utilizados como fontes de pesquisa e informação do futuro.
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Estamos na era do primitivismo digital. Tudo que fazemos agora terá um
impacto nos registros que serão acessados no futuro. Porém, parte dessa
história corre o perigo de se perder em sequências de bits, estruturadas em
bytes sem leitura no futuro. É a obsolescência tecnológica. Para cuidar dela,
usamos técnicas de preservação digital que poderão, daqui a alguns anos,
ajudar nossos descendentes a entenderem os dias de hoje (LUZ, 2015, p. 19).
A fragilidade dos documentos arquivísticos em ambiente digital implica na
necessidade de implementar um sistema de arquivos que contemplem desde a produção
documental; perpassando a destinação final; a preservação de longo prazo; e
promovendo o acesso contínuo aos conteúdos preservados. Dessa forma, os ambientes
de gestão e preservação devem ser geridos por sistemas informatizados que
contemplem as complexidades informáticas e as especificidades da Arquivística.
Inicialmente, a implementação de um sistema de arquivos irá envolver a
conformidade com leis, decretos, portarias, resoluções do Conselho Nacional de
Arquivos (Conarq), diretrizes do projeto The International Research on Permanent
Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES), normas ISO e a conformidade com
padrões como o Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq)
(KANTORSKI; KROTH, 2015). No que tange ao ambiente de gestão documental, ressalta-
se a pertinência de se implementar um Sistema Informatizado para Gestão Arquivística
de Documentos (SIGAD).
Observa-se que o SIGAD consiste em um conjunto de procedimentos e operações
técnicas, dotado de características arquivísticas e processado via computador. Portanto,
poderá compreender um software exclusivo, um conjunto de softwares (integrados,
adquiridos ou desenvolvidos) ou ser uma combinação de ambos. O êxito do SIGAD está
relacionado à implementação a priori de uma política de gestão para documentos
arquivísticos (BRASIL, 2011).
Com isso, o SIGAD pode ser desenvolvido nos moldes do MoReq ou do Modelo de
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-Arq).
Logo, o SIGAD será responsável pela tramitação, manutenção da autenticidade e
destinação final dos documentos em fase corrente e intermediária, os quais serão
armazenados em uma base de dados.
O e-ARQ Brasil enumera requisitos mínimos para um SIGAD, indiferente da
plataforma tecnológica na qual for implementado. Desse modo, é possível especificar
todas as atividades e operações técnicas envolvidas no processo de gestão documental,
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incorporando assim, a produção, a tramitação, o uso e sua destinação final. Portanto, um
SIGAD em conformidade com o e-Arq elevará o nível de confiabilidade e possibilitará
acesso a documentos arquivísticos autênticos (BRASIL, 2011).
Já o MoReq fornece um conjunto de requisitos abrangente e simples, de fácil
compreensão, voltado para um sistema de registros, de modo que seja adaptável e
aplicável para atividades de negócios, setores industriais e diversos tipos de
organizações. O MoReq define um conjunto comum de serviços básicos que são
compartilhados por diferentes tipos de sistema de registros, que também são modulares
e flexíveis, possibilitando a sua incorporação em aplicativos especializados e dedicados,
os quais podem não ter sido previamente reconhecidos como sistemas de registros
(DLM, 2010).
Com o auxílio dos sistemas informatizados é possível monitorar e tratar a
documentação desde o momento da sua produção ou captura, de modo que o seu ciclo
de vida seja constantemente monitorado, doravante, custódia ininterrupta. Com isso, é
possível intervir quando necessário, com o intuito de garantir a manutenção da
autenticidade e acesso em longo prazo.
As atividades de preservação devem ser consideradas antes mesmo da produção
dos documentos, pois não há como prever, evitar e nem é possível ignorar os avanços
das tecnologias da informação. Entretanto, sabe-se que todas as tecnologias
contemporâneas se tornarão obsoletas, e se não houver intervenções humanas, as
informações serão perdidas com o tempo (SANTOS; FLORES, 2017).
A preservação de documentos arquivísticos em ambientes digitais envolve a
interoperabilidade entre os sistemas informatizados para gestão, preservação e acesso.
Logo, será necessário envolver todo o ciclo de vida documental em uma linha de
custódia ininterrupta. Dessa forma, é possível monitorar todas as alterações e
tramitações, para registrar os eventos pertinentes que corroboram com a autenticidade.
Após cumprir o respectivo prazo de guarda, os documentos armazenados nos
sistemas de gestão serão submetidos ao processo de avaliação. Parte desses documentos
será eliminada, com base nos prazos de guarda de uma tabela de temporalidade e
destinação de documentos; e outra parte, dotada de valor permanente, será recolhida ao
RDC-Arq.
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O RDC-Arq será o ambiente confiável para preservação de longo prazo, no qual
será realizada a maioria das atividades de preservação digital. No entanto, é preciso
comprovar que o RDC-Arq cumpre os requisitos da Arquivística, bem como os
relacionados à confiabilidade, que são enumerados pelo OAIS.
Ressalta-se que o modelo OAIS preconiza funções de preservação que incluem:
admissão, armazenamento arquivístico, gerenciamento de dados, acesso e disseminação.
Ademais, aborda a migração das informações digitais para novos suportes e formatos de
arquivo, bem como, os modelos utilizados para representar a informação, a função do
software na preservação de informação e a interoperabilidade entre os arquivos
(ABNT/NBR 15472:2007; CCSDS, 2012; ISO 14721:2012).
Os documentos em ambiente digital necessitam de um conjunto de informações
para representar corretamente o seu conteúdo, demonstrando a característica de
recursividade. Assim, o modelo lógico da informação arquivada, proposto pelo OAIS,
permite identificar e adicionar os componentes necessários para obter a correta
representação/interpretação dos documentos. A informação adicional irá contribuir
para a presunção de autenticidade, pois identifica o seu histórico de custódia e as
modificações realizadas. Além disso, podem-se vincular informações que irão auxiliar na
preservação dos documentos, identificar o seu armazenamento e descrever o seu
conteúdo para facilitar o processo de busca e recuperação das informações.
Além de manter conformidade com padrões pertinentes, será preciso estabelecer
a interoperabilidade entre os sistemas para gestão e preservação, respectivamente
SIGAD e RDC-Arq. A relação entre SIGAD e RDC-Arq, bem como o controle sobre os seus
fluxos de informações será capaz de manter uma cadeia de custódia confiável.
O lugar para a perspectiva custodial tem finalidades específicas: manter o
vínculo arquivístico entre os documentos, isto é, assegurar a sua preservação
em um conjunto, e garantir a sua segurança, de modo que possam ser acessados
e utilizados como documentos autênticos, seja para fins de prova ou de
referência (SILVA, 2016, p. 22).
Logo, é possível implementar um ambiente de preservação confiável, devendo-se
estabelecer uma cadeia de custódia ininterrupta na relação interoperável entre o SIGAD
e o RDC-Arq e considerar: os modelos e-Arq, MoReq e OAIS, os princípios arquivísticos
(proveniência, autenticidade, naturalidade, organicidade e unicidade), a necessidade de
auditoria, a legislação vigente, as diretrizes do Conarq, os estudos pertinentes sobre o
tema e as demais normas ISO relacionadas à informação e documentação.
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Posteriormente, a plataforma de acesso surge como complemento ao sistema de
preservação, que irá fornecer meios para atingir os objetivos de um sistema de arquivos:
preservar e garantir acesso contínuo em longo prazo.
Ressalta-se que a oferta de informação é responsável por criar a demanda, pois o
consumidor desconhece os conteúdos armazenados nos acervos. Logo, o consumidor
não sabe exatamente o que deseja, entretanto, ele conhece, com alguma lucidez, a
informação que necessita (BARRETO, 2009). Dessa forma, as plataformas de acesso
devem facilitar o acesso aos consumidores, de modo que tenham diversas opções para
delimitação da pesquisa. Compete ao RDC-Arq disponibilizar instrumentos de pesquisa e
mecanismos que facilitem o acesso à informação para sua comunidade designada e aos
demais usuários em potencial.
3 ADICIONANDO CONFIANÇA POR INTERMÉDIO DA AUDITORIA
A auditoria consiste em um processo executado de forma independente,
conforme uma sistemática, o qual é documentado para se obter evidências objetivas, ou
seja, dados que sustentam a existência ou veracidade de determinado fato. Tais
evidências podem ser avaliadas de forma objetiva para determinar o nível de
conformidade com os critérios de auditoria (ABNT/NBR/ISO 19011:2018).
A partir desses critérios, podem-se identificar funções e atividades executadas em
um determinado período com produção de resultados. Tradicionalmente, o conceito de
auditoria está relacionado às funções de controle (OLIVEIRA; BATISTA, 2019). Ressalta-
se que a auditoria tornou-se necessária em virtude da complexidade das organizações,
de modo que ela busca evidenciar a conformidade das ações com um comportamento
organizacional entendido como adequado.
Com relação ao termo “auditoria de informação” a literatura aponta que seu
aspeto central consiste no estudo de todo o ciclo de vida da informação, de modo que
comporta: produção, tramitação, necessidades e usos da informação; além do custo e do
valor atribuído às informações de uma organização. Nesse contexto, a auditoria de
informação está diretamente relacionada com a avaliação da qualidade dos serviços e ao
planeamento estratégico da organização (PESTANA, 2014).
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Já o termo “auditoria arquivística” abarca a avaliação dos procedimentos que são
utilizados em todo o ciclo de vida dos documentos arquivísticos. Isso comporta desde a
produção até a sua guarda permanente e acesso, em consonância com o embasamento
legal e teórico da disciplina arquivística. Em caráter complementar, podem-se monitorar
as ações, bem como fazer análises de cunho crítico e enumerar sugestões (OLIVEIRA;
BATISTA, 2019).
Destaca-se que a auditoria, que tradicionalmente esteve relacionada às atividades
de gestão, tem novas perspectivas, que podem ser observadas nos conceitos de
“auditoria da informação” e “auditoria arquivística”. O enfoque dado a todo o ciclo de
vida documental reforça a implementação de RDC-Arq’s capazes de salvaguardar a
documentação em longo prazo e garantir o acesso.
A constante evolução das TIC’s e a consequente demanda por documentos
digitais estimula a implementação de repositórios digitais para garantir o acesso
contínuo em longo prazo. Da mesma forma, ainda não há a confiança esperada pela
comunidade designada e pelos usuários potenciais. Assim, estima-se que tal confiança
seja atingida com procedimentos periódicos de auditoria e certificação, bem como por
meio da divulgação dos métodos de preservação empregados pelo custodiador do
acervo. Logo, a auditoria de RDC-Arq’s se enquadra no escopo da auditoria arquivística.
O processo de auditoria torna-se essencial para demonstrar que um RDC-Arq está
em conformidade com o modelo OAIS e que segue princípios da Arquivística. Por meio
de auditorias periódicas, será possível verificar as vulnerabilidades dos repositórios e o
cumprimento das políticas de preservação a fim de buscar soluções que elevem os níveis
de confiabilidade. Posteriormente, as atividades de certificação constituem em um
complemento frente à auditoria, para demonstrar que um determinado RDC-Arq atingiu
os níveis de confiabilidade necessários, e poderá ser considerado “confiável”.
Tendo em vista o exposto, observa-se que as atividades de auditoria e certificação
são fundamentais para adicionar confiabilidade às organizações que fazem a custódia de
documentos arquivísticos digitais. Ressalta-se a sua ligação com a gestão de
documentos, assim como a necessidade de manter uma cadeia de custódia documental
ininterrupta, entre o SIGAD e o RDC-Arq, a fim de gerar confiabilidade.
A questão da confiabilidade não se limita, tão somente, ao ambiente de
preservação documental. Portanto, deve ser pensada desde o momento da produção
documental, de modo a incluir metadados que corroborem com a presunção de
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autenticidade. Além disso, o sistema responsável pelos documentos em fases corrente e
intermediária, doravante SIGAD, deverá possuir os requisitos necessários para mantê-
los autênticos até o momento da avaliação e consequente recolhimento ao RDC-Arq.
Após o recolhimento, compete ao RDC-Arq a responsabilidade de preservar
documentos autênticos e mantê-los acessíveis no longo prazo. Para tanto, isso requer
que o RDC-Arq demonstre o compromisso com a preservação tendo em vista que deverá
atender as necessidades de sua comunidade designada. Com isso, o processo de
auditoria e certificação torna-se essencial para reafirmar tal compromisso com a
preservação.
4 PADRÕES PARA AUDITAR REPOSITÓRIOS DIGITAIS
No âmbito da auditoria de repositórios digitais, observa-se que há iniciativas
pertinentes, dentre elas: Trustworthy Repository Audit & Certification: Criteria and
Checklist (TRAC), Catalogue of Criteria for Trusted Digital Repositories da Network of
Expertise in long-term STORage (NESTOR), Digital Repository Audit Method Based on Risk
Assessment (DRAMBORA) e Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories
(ACTDR). Tais estudos visam orientar os preservadores em relação aos requisitos que
um RDC deverá cumprir no processo de auditoria.
4.1 TRAC: o estudo pioneiro
Em 2003, o Research Libraries Group (RLG) e o National Archives and Records
Administration (NARA) uniram esforços para criar uma força-tarefa, a RLG-NARA, com o
objetivo de certificar repositórios digitais. Para tanto, tal parceria desenvolveu critérios
para identificar os RDC capazes de fornecer acesso à informação digital no longo prazo.
Dessa forma, os critérios produzidos visavam orientar o processo de certificação, com
intuito de contemplar repositórios de arquivos, bibliotecas e outros serviços de
armazenamento digital (RLG/NARA, 2007).
Esse padrão oferece ferramentas para auditoria, avaliação e certificação potencial
dos repositórios. O TRAC estabelece a documentação que será exigida para realizar a
auditoria, contemplando assim, questões como, por exemplo, os contratos, as licenças, as
políticas de preservação, o planejamento e os planos de sucessão. Além disso, o TRAC
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estabelece metodologias para determinar a perspectiva de sustentabilidade dos
repositórios digitais (SAYÃO, 2010).
O TRAC tem o objetivo de identificar, em consonância com seus critérios, os
repositórios digitais com capacidade de armazenamento, migração confiável e garantia
de acesso aos documentos digitais. Seu principal desafio consistiu em produzir e
esquematizar um processo genérico para auditar e certificar repositórios digitais
(RLG/NARA, 2007). Os critérios do TRAC são divididos em três seções, que são:
infraestrutura organizacional, gerenciamento de objetos digitais e tecnologias,
infraestrutura técnica e segurança.
Destaca-se que o TRAC consistiu na principal ferramenta utilizada pelo The
Center for Research Libraries (CRL) para auditoria e certificação de repositórios digitais.
Sua versão final foi revisada pelo CRL e pelo RLG após a realização conjunta de testes de
auditorias em diversos repositórios digitais durante o período de 2005-2006. A versão
final do TRAC foi publicada em 2007 pelo CRL e pelo RLG. Posteriormente, os critérios
presentes no TRAC foram base para o desenvolvimento do ACTDR, o qual é outro
documento que auxilia no processo para auditoria de repositórios digitais.
4.2 NESTOR: uma alternativa possível
A primeira versão do NESTOR foi publicada em dezembro de 2006 pelo Working
Group Trusted Repositories – Certification com objetivo inicial de ser implementado na
Alemanha. No entanto, o NESTOR já é discutido internacionalmente, e posteriormente,
em novembro de 2009, teve sua segunda versão publicada.
O NESTOR consiste em um catálogo de critérios que são destinados,
principalmente, para as organizações que tem o compromisso de preservar a memória,
como, por exemplo, arquivos, bibliotecas e museus. Dessa forma, o NESTOR orienta a
elaboração, o planejamento e a implementação de um RDC no longo prazo. Ademais,
fornece orientações no que se refere à administração de arquivos, prestação de serviços
comerciais e não comerciais, bem como, aos serviços de terceiros (NESTOR, 2009).
O objetivo deste catálogo é formular critérios que possam ser utilizados em uma
ampla gama de repositórios digitais, além de manter-se válido por um longo período.
Supõe-se a necessidade de optar por critérios relativamente abstratos (NESTOR, 2009).
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Tais critérios acompanhados por explicações exaustivas e de exemplos em diferentes
áreas.
O NESTOR oferece uma breve introdução que perpassa os problemas em torno da
preservação da informação digital em longo prazo. Assim, descreve os principais
conceitos e os princípios que sustentam seus critérios. Posteriormente, são
apresentados os critérios em sua forma integral. Por fim, tem-se um checklist, que
consiste em uma visão compacta do catálogo, além do glossário.
4.3 DRAMBORA: autoavaliação de riscos
O DRAMBORA surgiu a partir do trabalho conjunto realizado entre Digital
Curation Centre (DCC) e DigitalPreservationEurope (DPE), formando assim, o grupo
DCC/DPE. Inicialmente, o trabalho do grupo DCC/DPE teve como objetivo proporcionar
uma abordagem complementar em associação com os esforços dos projetos TRAC e
NESTOR.
Para tanto, o DRAMBORA apresenta um conjunto de ferramentas para auditar
repositórios digitais, e se destina em facilitar a auditoria interna. Dessa forma, oferece
aos administradores do repositório, a possibilidade de avaliá-los, e assim, identificar
suas vulnerabilidades e potencialidades (DCC/DPE, 2007).
Dessa forma, em um primeiro momento, procede-se a auditoria interna com o
DRAMBORA para identificar e mitigar os riscos; e posteriormente, executa-se a auditoria
externa com, por exemplo, TRAC, NESTOR ou ACTDR, para então avaliar o repositório e
certificá-lo como “confiável”, caso atinja os níveis desejados.
Com o DRAMBORA é possível obter um catálogo de riscos pertinentes, além de
definir a probabilidade e o impacto potencial dos riscos identificados, e assim, propor
medidas para prevenção, mitigação e tratamento. A análise de riscos possibilita que as
organizações identifiquem e aloquem recursos para minimizar os riscos presentes nas
suas atividades consideradas de maior prioridade.
Tal processo prepara as organizações para atenderem aos requisitos de avaliação
subsequente, ou seja, a auditoria externa. Logo, realizar a auditoria interna com o
DRAMBORA equivalente a um trabalho preparatório a fim de qualificar o repositório
para a auditoria externa. Além disso, os resultados obtidos com o DRAMBORA podem
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fornecer evidências aos auditores externos, demonstrando assim, compromisso com a
preservação de longo prazo (DCC/DPE, 2007).
4.4 ACTDR: o surgimento de uma norma ISO
O ACTDR define um conjunto de práticas recomendadas orientadas ao modelo
OAIS a fim de fundamentar o processo de auditoria e certificação. Sendo assim, é
destinado, principalmente, aos administradores de repositórios e demais profissionais
que prestam serviços de auditoria. Logo, o ACTDR visa mensurar os níveis de
confiabilidade dos repositórios digitais (CCSDS, 2011; ISO 16363:2012).
Com o ACTDR é possível avaliar o repositório digital no que tange à sua
infraestrutura organizacional, sustentabilidade financeira, gerenciamento dos objetos
digitais e gestão de riscos. O padrão ACTDR segue essencialmente a base do TRAC, sendo
composto por três seções primárias: infraestrutura organizacional, gestão de objetos
digitais e infraestrutura de segurança da gestão de riscos.
Ademais, o ACTDR tem por objetivo realizar um processo contínuo de auditoria,
julgando as áreas que necessitam ser melhoradas. O status de confiança não é atingido
uma única vez, logo, será necessário manter um ciclo regular de auditoria e certificação,
para que assim, possa ser demonstrada. Como consequência, a divulgação dos
resultados da auditoria ao público geral irá elevar a confiança no repositório (CCSDS,
2011; ISO 16363:2012). Posteriormente, o ACTDR tornou-se a norma ISO 16363:2012,
firmando-se como o principal padrão para auditoria de RDC’s.
5 COMPARATIVO ENTRE OS PADRÕES DE AUDITORIA
Os padrões para auditoria de repositórios digitais apresentam uma base
fundamental para desenvolver tais atividades. Cada um desses estudos abarca uma série
de requisitos para adicionar confiabilidade à preservação de longo prazo. Desta forma,
entre TRAC, ACTDR, NESTOR e DRAMBORA há considerações quanto a sua
aplicabilidade e a própria pertinência do padrão.
O primeiro padrão a surgir foi TRAC o qual foi desenvolvido e revisado pela força-
tarefa RLG-NARA até 2007, quando é publicada a sua versão final. Este estudo é
continuado no ACTDR situado no âmbito do CCSDS. Dessa forma, o ACTDR torna-se o
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sucessor/substituto dos critérios do TRAC em virtude de sua descontinuidade. Os
avanços dos estudos em preservação digital farão com que o TRAC torne-se
ultrapassado com os anos, visto que o conteúdo deste documento é definitivo.
O ACTDR é a continuidade do TRAC, e logo, em 2012 tornou-se a ISO 16363:2012.
Ressalta-se que no âmbito do CCSDS, o ACTDR está inserido em um processo de
constante revisão, o que reforça a sua pertinência. Além disso, enquanto norma ISO o
documento também estará sujeito às revisões realizadas/solicitadas pelo comitê da ISO.
Já o NESTOR, traz uma proposta inicial para ser implementado na Alemanha, se
limitando de certa forma, a um determinado contexto geopolítico. Posteriormente o
projeto ganhou relevância sendo aplicado fora desse país, com uma tendência de
assumir caráter genérico em seus requisitos, não se limitando, tão somente, à realidade
alemã. O NESTOR é um estudo promissor que influenciou e foi influenciado por outros
padrões como o TRAC e DRAMBORA, entretanto ainda carece de reconhecimento
enquanto norma ISO.
Em um comparativo com os demais padrões para auditoria, o DRAMBORA
diferencia-se por se tratar de um padrão indicado para auditoria interna. No entanto,
isso não minimiza a sua pertinência, visto que apresenta uma série de requisitos
pertinentes para mitigar riscos. Dessa forma, o DRAMBORA pode ser implementado
objetivando uma auditoria posterior com ACTDR ou NESTOR.
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Neste estudo, observou-se que a preservação de documentos arquivísticos em
ambiente digital necessita de intervenção humana para mantê-los autênticos e
acessíveis no longo prazo. Para tanto, recorre-se à implementação de políticas,
estratégias e sistemas informatizados para gestão, preservação e acesso. Ou seja, um
SIGAD para gerir os documentos nas fases corrente e intermediária e um RDC-Arq para
gerir a fase permanente e promover o acesso.
Reitera-se que o SIGAD deve ser desenvolvido nos moldes de estudos
sedimentados como, por exemplo, o MoReq e o e-Arq Brasil. Já o RDC-Arq,
impreterivelmente, deverá seguir o modelo OAIS, ademais, precisa demonstrar que tem
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capacidade de preservar documentos autênticos no longo prazo, obtendo assim, um
status de confiável.
Para que um RDC-Arq seja de fato, certificado com “confiável”, torna-se
necessário realizar o processo de auditoria por meio de padrões como, por exemplo,
TRAC, NESTOR, DRAMBORA e ACTDR. Estes padrões possuem uma série de
procedimentos para mensurar os níveis de confiabilidade. Após o processo de auditoria,
deve-se proceder a certificação por órgão competente, a fim de comprovar a
confiabilidade do RDC-Arq.
Tendo em vista a descontinuidade do TRAC, a limitação (auditoria interna) do
DRAMBORA e a incipiência (ausência de reconhecimento ISO) do NESTOR, pondera-se
que o ACTDR consiste no principal padrão para auditoria externa, configurando-se,
inclusive, como ISO 16363:2012. Com isso, preconiza-se a implementação de um RDC-
Arq que siga o modelo OAIS, seja auditado periodicamente com o ACTDR. Além disso, o
RDC-Arq deve respeitar os princípios da Arquivística.
Portanto, manter a confiabilidade de um RDC-Arq requer a manutenção de
sistemas informatizados para gestão, preservação e acesso; envolvidos em uma linha de
custódia ininterrupta. Tais sistemas serão responsáveis por assegurar os princípios da
proveniência, autenticidade, naturalidade, organicidade e unicidade. Dessa forma, o ciclo
de vida dos documentos deverá comportar as especificidades do documento arquivístico
e as complexidades do ambiente digital.
Por fim, este estudo fornece subsídios teóricos aos profissionais de arquivo para
facilitar a compreensão do processo de auditoria. Estima-se que assim seja possível
incentivar o diálogo em torno dos RDC-Arq’s, visto que há vasta literatura sobre
“repositórios digitais” (sentido genérico do termo), ao passo que a especificidade
“repositório arquivístico” ainda carece de literatura própria. Observa-se que tanto o
OAIS, quanto os padrões de auditoria possuem uma linguagem direcionada aos
profissionais da informática e administradores de RDC’s. Logo, tornam-se necessárias
adaptações para situar-lhes no âmbito da Arquivística.
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