A GESTÃO DOCUMENTAL E SUA CONTRIBUIÇÃO PARA A FORMAÇÃO DOS BOLSISTAS DE INICIAÇÃO ACADÊMICA DA PREX

II Encontro de Iniciação Acadêmica

Amanda da Silva Barbosa Gomes, Francisca Larissa de Menezes Silva, Margarida Maria de Souza

Grande parte das instituições brasileiras, sejam públicas ou privadas, lidam diariamente com um enorme fluxo de documentos, portanto faz-se necessário que haja o devido controle e a organização dos mesmos, tanto para que não sejam perdidos ou extraviados, quanto para facilitar o acesso a estes. O projeto “Gestão Documental” da Pró-Reitoria de Extensão da UFC tem por objetivo organizar os mais diversos documentos recebidos e expedidos diariamente pela instituição, e ao mesmo tempo desenvolver em seus bolsistas as habilidades de receber, selecionar e arquivar documentos de forma eficaz e de fácil acesso. A organização desses documentos deve iniciar-se no momento de seu recebimento. Para dar continuidade ao processo, são utilizados conhecimentos da área arquivística para identificar, selecionar, segmentar de acordo com a espécie (ofícios, memorandos, etc.) e arquivar. A aplicação dos conhecimentos arquivísticos para controle e organização da documentação da Pró-Reitoria de Extensão traz consigo notável melhora no desempenho dos trabalhos realizados, pois o acesso aos arquivos torna-se mais rápido, fácil e prático. Assim, a gestão documental é de grande importância para facilitar e otimizar o tempo das atividades executadas pela Pró-Reitoria de Extensão bem como para o desenvolvimento profissional dos bolsistas alocados no projeto, pois estes tem a oportunidade de vivenciar o funcionamento da rotina administrativa de uma instituição, aplicar nas atividades desenvolvidas seus conhecimentos prévios e ao mesmo tempo adquirir novos.

Palavras-chave: ORGANIZAÇÃO. GESTÃO. INSTITUIÇÃO. BOLSISTAS.

Encontros Universitários da UFC, Fortaleza, v. 2, 2017

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