(untitled) (Encontros Universitários da UFC, 2019)
A digitalização de documentos está cada vez mais presente nas instituições brasileiras. Esta abordagem é reflexo da necessidade de acesso e/ou recuperação rápida de informações, podendo gerar, assim, uma maior agilidade no processo administrativos das organizações. A digitalização de documentos é o processo de conversão de documentos físicos para o formato digital. O arquivo digital, em uma organização pública ou privada, tem como finalidade armazenar as informações registradas em suportes de maneira que seja possível identificar a trajetória histórica e informacional da entidade, tornando acessíveis as informações a quem delas necessite, exceto, obviamente, os arquivos que estão classificados como sigilosos. Neste contexto, o processo de digitalização de documentos na Universidade Federal do Ceará está em franca expansão. A implantação de rotinas administrativas através do SEI (Sistema Eletrônico de Informação) reduziu de forma significativa o uso de papel na Universidade. Todavia, existem documentos que antecedem a implantação do SEI e que não podem ser descartados das unidades administrativas, devido sua cabal importância. Segundo Schäfer e Flores (2013) a digitalização pode acarretar em diversos benefícios, tais como: facilidade no compartilhamento de informações para indivíduos ou instituições que muitas vezes estão fisicamente distantes; criação de múltiplas cópias que podem servir a diversas finalidades; agilidade na recuperação da informação se comparada ao suporte físico; difusão de acervos através de repositórios digitais, entre outras aplicações. Desta forma, este trabalho busca apresentar os resultados referentes a digitalização dos projetos do Programa de Promoção da Cultura Artística (Bolsa Arte), na Secretaria de Cultura Artística (Secult-Arte) da Universidade Federal do Ceará.