MAPEAMENTO DE PROCESSOS NA SECULT-ARTE/UFC (Encontros Universitários da UFC, 2021)
Com o intuito de otimizar as rotinas administrativas da Secult-Arte/UFC e desenvolver uma gestão que promova uma transformação com efetividade por meio de ferramentas digitais, fez-se necessária a aplicação do mapeamento de processos, compreendendo que cada setor possui suas particularidades. Buscando padronizar os fluxos de trabalho, delimitar funções e papéis, reduzir tempo, documentar as atividades e gerar maior organização no setor, as rotinas administrativas se darão de maneira mais rápida e eficiente. À vista disso, propomos a criação de um mapeamento de processos a fim de alcançar uma melhoria nas rotinas dos setores da Secult-Arte/UFC. Através deste mapeamento interativo, estruturamos as necessidades de cada setor e desenvolvemos mapeamentos distintos para cada unidade, como: Alocação de bolsistas no setor, Solicitação de material de Expediente, Processo de seleção de projetos para bolsas do Programa de Promoção da Cultura Artística (PPCA). Nossa metodologia traz uma pesquisa que se classifica como descritiva, sendo realizada através da identificação, imparcialidade e análise de características de cada setor. Para o desenvolvimento do projeto, inicialmente, estudamos ferramentas de mapeamento de processos. Entre diversas, optamos pelo Bizagi Modeler, para a produção de mapas interativos, por ser um software de característica limpa, ferramentas intuitivas e com legendas explicativas capazes de desenvolver fluxogramas e reduzir os erros no desenvolvimento dos mapas, além de gerar documentos completos do trabalho desenvolvido. O segundo passo foi a criação de um questionário que foi aplicado aos servidores da Secult-Arte/UFC. A partir dos resultados obtidos, realizamos reuniões a distância com o intuito de discutirmos o andamento do projeto e alinharmos nossas ideias. A partir dessas reuniões, realizamos o escopo do projeto que apresenta: evento de entrada, missão, atores envolvidos, evento de saída e o resultado que queremos alcançar.