APRESENTAÇÃO DOS INSTRUMENTOS TÉCNICOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS UTILIZADOS NO ARQUIVO DA PROGRAD/UFC (Encontros Universitários da UFC, 2019)
As instituições arquivísticas brasileiras, por meio do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ e do Arquivo Nacional, desenvolveram instrumentos de classificação e temporalidade para apoiar os procedimentos e operações técnicas da gestão arquivística de documentos. Trata-se do código de classificação de documentos, que é um instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão ou entidade no exercício de suas funções e atividades, e da tabela de temporalidade e destinação, que é um instrumento arquivístico que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. Nas Instituições Federais de Ensino Superior – IFES, caso da UFC, há dois instrumentos de gestão que orientam a classificação e a avaliação da documentação, contemplando as suas atividades-meio e atividades-fim: Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública; e o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES, sendo estes de uso obrigatório, conforme disposto na Portaria MEC nº 1.261/2013. Tendo o Arquivo da PROGRAD/UFC por competência básica custodiar os documentos que fazem parte da vida acadêmica dos alunos da graduação, relacionados, portanto, a uma das atividades-fim da instituição, os instrumentos técnicos que orientam a sua gestão de documentos são, deste modo, o Código e a Tabela de Temporalidade relativos às atividades-fim. O Código contempla os seguintes assuntos: ensino superior (classe 100); pesquisa (classe 200); extensão (classe 300); educação básica e profissional (classe 400); assistência estudantil (classe 500). Já a Tabela de Temporalidade estabelece os prazos de guarda desses documentos em suas fases corrente e intermediária, sua destinação final, se eliminação ou guarda permanente.