OTIMIZAÇÃO DO ACESSO À INFORMAÇÃO POR MEIO DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS (Encontros Universitários da UFC, 2019)
O presente trabalho tem como finalidade relatar a experiência de digitalização de documentos históricos desenvolvida no Arquivo da Pró Reitoria de Graduação da UFC – PROGRAD/UFC. Mesmo tendo por competência básica custodiar os documentos que fazem parte da vida acadêmica dos alunos da graduação, assegurando sua preservação e garantindo o seu acesso, o Arquivo da PROGRAD/UFC mantém sob sua guarda um acervo de documentos oriundos da Coordenadoria de Projetos e Acompanhamento Curricular da PROGRAD/UFC, que diz respeito a criação de diversos cursos de graduação da UFC, criação de centros e projetos políticos pedagógicos. Documentos estes com relevante valor histórico e administrativo para a instituição, tornando-se essencial preservá-los da melhor forma possível. Ao fazer um levantamento dessa documentação, constatou-se que seria necessário buscar alternativas para facilitar tanto o acesso quanto a preservação das informações contidas nesses arquivos. Tendo em vista esse objetivo, criou-se um projeto de digitalização desses documentos, em parceria com o Memorial da UFC. As etapas da digitalização foram realizadas no espaço do Memorial da UFC, utilizando um equipamento de scanner com função PDF pesquisável, criando-se um banco de dados para o armazenamento seguro das versões digitais dos documentos. Essas atividades contribuíram para uma percepção maior das ferramentas tecnológicas disponíveis, as quais podem auxiliar na preservação da massa documental da instituição, assegurando durabilidade aos documentos físicos e rapidez no acesso à informação. Mesmo existindo a possibilidade de danificar documentos, principalmente os mais vulneráveis, a digitalização é de extrema importância, pois, a recorrência a versão física do documento torna-se menos frequente, preservando-o e facilitando o acesso à informação.