CONCEITOS BÁSICOS DE GESTÃO DOCUMENTAL

Resumen

Com a virada do século, atrelada aos impactos provenientes da Revolução Industrial e com o advento das novas tecnologias, a produção em larga escala, não só de artefatos, mas também de materiais e bens informativos, viu-se necessária uma solução para atender a crescente demanda por arquivos, de modo a facilitar a organização e consulta dos documentos. A Gestão Documental surgiu com tal propósito, qual seja, melhorar o manuseio de documentos e como administrá-los. O estudo aponta para os conceitos básicos da Gestão Documental, com uma metodologia fundamentada na pesquisa bibliográfica de origem governamental brasileira. Inicialmente, buscou-se de forma aleatória as fontes para embasar o estudo, em uma análise de documentos extraídos randomicamente. A princípio, utilizou-se o documento acerca da temática oriundo da Pró-reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP), da Universidade Federal do Ceará (UFC). Em seguida, foram estudados outros documentos, como Gestão Documental Aplicada, do Arquivo Público do Estado de São Paulo. A importância de uma boa organização documental e a garantia de acesso à informação, principalmente no âmbito do poder público, conforme previstos em lei, é crucial. Dentre as Instituições Federais de Ensino Superior, geradoras de documentos em grande escalas, como a UFC, que atende a mais de vinte mil alunos, divididos em cerca de cem cursos diferentes, ministrados por cinco mil professores e servidores, é preemienente a observância e aplicação da Gestão Documental. Além de garantir a administração racional dos documentos, organizado-os em arquivos e também o processamento técnico das informações, a Gestão documental visa controlar os fluxos de documentos; proporcionar acesso rápido aos mesmos, propiciando significativa economia de recursos públicos e contribuindo para atender as demandas de acesso à informação, garantindo a agilidade no processo decisório, dentre outras vantagens.