GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS NA PROPLAD

Resumo

A Pró-Reitoria de Planejamento e Administração (PROPLAD) tem por competência gerir as atividades administrativas, organizacionais e estratégicas da Universidade Federal do Ceará (UFC). Diante disso, visando potencializar essas atividades, a UFC, no mês de janeiro de 2018, implantou integralmente o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), com isso todos os seus processos administrativos e diversos fluxos de trabalhos passaram a ser produzidos e tramitados em meio eletrônico, o que gerou uma demanda de atividades para funcionamento adequado da UFC atraves do sistema, sendo uma dessas a anexação de processos. Nesse cenário, ambos os bolsistas foram alocados para a Divisão de Arquivo da PROPLAD, com a missão principal de anexar processos acessórios aos principais que lhes deram origem. Para tal, após capacitação quanto a gestão Arquivística de documentos físicos e eletrônicos, os bolsistas ficaram aptos a exercer as ativdades na Divisão de Arquivo através de: relacionamentos, anexações e guarda em blocos internos no sistema, com o objetivo de otimizar o funcionamento da PROPLAD no que tange o resgate das informações em futuras pesquisas. Para melhor compressão, lista-se o passo-a-passo resumido das anexações: 1. Após o Pagamento dos produtos ou serviços, o setor/servidor competente envia o processo com a solicitação de arquivamento a essa Divisão de Arquivo; 2. Verificamos se as informações do despacho de arquivamento, estão corretas;, 3. Anexamos os processos secundários aos processos principais; 4. Ordenar a árvore do processo principal, caso seja necessário. Portanto, houve o embasamento teórico por meio digital em cursos EAD, encontros virtuais e etc, justificados pelos percalços da atualidade, além da rotina presencial da bolsa estar em sistema de rodízio, seguindo as orientações da Organização Mundial de Saúde (OMS), o que resultou, até o presente momento, em uma eficiente redução da quantidade de processos que chegam a Divisão de Arquivo diariamente.