TRATAMENTO DA DOCUMENTAÇÃO DO ANEXO DA DIVISÃO DE ARQUIVOS

Resumo

O Projeto Tratamento da Documentação do Anexo da Divisão de Arquivos possui por propósito classificar a documentação sob a guarda da Divisão de Arquivo da Pró-Reitoria de Planejamento e Administração de acordo com os preceitos arquivísticos do Conselho Nacional de Arquivos. Contudo, alteraram-se os objetivos do Projeto devido à pandemia decorrente do novo Coronavírus, que implicou na adoção de medidas como isolamento social e trabalho remoto. Além disso, houve uma infestação por cupins no Anexo da Divisão que exigiu a execução de ações para solucionar o problema. Logo, o Projeto teve por objetivo tratar a documentação armazenada no Anexo da Divisão de Arquivo mediante os preceitos da gestão documental e conservação. Para tanto, embasaram-se nas diretrizes da Portaria Interministerial n° 1.677/2015, que padroniza os procedimentos de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, bem com em medidas de conservação. Analisaram-se as condições de conservação dos processos administrativos referentes ao período de 2008 a 2014, totalizando 670 caixas. Converteram-se os processos em pastas A/Z para volumes com até 200 páginas, para em seguida acondicioná-los em caixas de polionda e armazená-los em um ambiente adequado. Durante a execução das atividades, utilizaram-se os equipamentos de proteção individual (EPI) além das recomendações de segurança da Organização Mundial da Saúde (OMS). Salienta-se que o Anexo custodia uma vasta documentação que remonta ao período da constituição da Universidade Federal do Ceará. Assim, se faz necessário empreender esforços contínuos para efetivar o tratamento de todo o acervo. Em meio à situação adversa atual, o setor arquivístico realizou trabalhos a fim de reorganizar e preservar a documentação. Essa situação promoveu uma maior integração dos bolsistas, pois houve a possibilidade de aprender e participar das praticas arquivísticas, além de otimizar os espaços e favorecer o acesso às informações.