O MAPEAMENTO DE PROCESSOS COMO MÉTODO OTIMIZADOR DE TRABALHO NA REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL DA PRÓ-REITORIA DE EXTENSÃO

Abstract

Entende-se como processo a ordenação específica das atividades de um trabalho no tempo e no espaço, estabelecendo um começo e um fim através de um fluxo, o que gera um caminho lógico para estruturar uma ação. Uma vez que estas atividades estão ligadas diretamente com os objetivos de sua respectiva organização, mapear seus processos significa investir numa maior eficiência e maior controle para a obtenção de suas metas. Atualmente, com a Pró-Reitoria de Extensão passando por uma reestruturação interna, mostrou-se mais do que adequado empregar este método como forma de organizar as atividades a serem desempenhadas. No total, 27 procedimentos foram listados e atribuídos dentre as novas coordenadorias advindas da nova estruturação. Desta forma, a partir da área de atuação de cada uma delas, dividiu-se o mapeamento das ações prioritárias da Extensão. A cada uma destas ações, neste método, dá-se o nome de processo, objetivando decompô-las etapa por etapa, em um fluxo instrutivo, que permitirá registrar e demonstrar como determinada tarefa deve ser realizada dentro da Pró-Reitoria. Auxiliando neste trabalho, o software Bizagi Modeler é utilizado para gerar graficamente os fluxogramas de cada um dos processos correntes. Trata-se de um programa que reúne todo o ferramental necessário para desenhar as sequências de ações dos procedimentos, como início, atividade, direção, tomada de decisão, evento e fim, organizando logicamente o fluxo entre todas as partes envolvidas e atuantes no processo em questão. Mapear os processos da Prex está sendo uma forma bastante produtiva de direcionar o trabalho na Pró-Reitoria neste momento de mudança organizacional. Além de deixar mais claro as metas e a direção que as atividades têm que tomar, também está permitindo, com reuniões semanais, revisões e contribuições participativas, que as coordenadorias estejam a par não só da sua atribuição específica, mas também do plano como um todo.