APLICABILIDADE DO BIZAGI MODELER NO MAPEAMENTO DE PROCESSOS DA REVISTA EXTENSÃO EM AÇÃO DA PRÓ-REITORIA DE EXTENSÃO

Abstract

A Pró-Reitoria de Extensão (PREX) da Universidade Federal do Ceará (UFC), buscando estruturar seus processos internos para atender com maior qualidade, tem utilizado, por meio do mapeamento de processos, o software Bizagi Modeler, ferramenta que possui a metodologia Business Process Model and Notation (BPMN), que dispõe de símbolos padronizados para representações gráficas no formato de fluxogramas. A Revista Extensão em Ação da PREX, periódico eletrônico, objeto desse estudo, publicada semestralmente com o objetivo de divulgar, em âmbito nacional e internacional, artigos relacionados às temáticas extensionistas, também encontra-se inserida nesse mapeamento de reestruturação organizacional. O objetivo deste trabalho é expor a praticidade da utilização de fluxogramas funcionais no processo de otimização referente à execução de tarefas realizadas pela Revista. A metodologia utilizada se fundamenta em Lakatos (2003) numa abordagem qualitativa a partir da observação participante, considerando o protagonismo do bolsista na realização das atividades, onde produz fluxogramas a partir do Bizagi, tendo como base a análise prévia das atividades da Revista, sob a supervisão da coordenação. Percebe-se que a modelagem dos processos permite a verificação, de forma mais rápida e eficiente, cada atividade, bem como os recursos envolvidos em cada etapa e os responsáveis diretos de cada fase. Ainda que de forma parcial, pois a reestruturação ainda está em fase de implantação, conclui-se que a construção dos fluxogramas possibilita uma visão mais ampla sobre cada processo, de forma a racionalizar o trabalho de servidores e alunos bolsistas da extensão. Além disso, viabiliza a identificação de fatores que podem ocasionar o surgimento de atrasos processuais, os quais interferem na finalização das atividades. Dessa forma, evita-se a duplicidade desnecessária de executores para uma mesma tarefa e obtém-se maior agilidade na execução dos processos.