ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL NA REVISTA EXTENSÃO EM AÇÃO: A NECESSIDADE DE PADRONIZAÇÃO PARA MELHORIA DOS PROCESSOS INTERNOS

Abstract

Este trabalho trata-se de um estudo de caso que tem como objetivo apresentar resultados da organização documental desenvolvida na Revista Extensão em Ação, periódico proveniente da Pró-Reitoria de Extensão (PREX) da Universidade Federal do Ceará (UFC). Anualmente, a Revista Extensão em Ação conta com apoio de quatro bolsistas de extensão, que atuam no corpo editorial do periódico. Observando a rotatividade dos bolsistas integrantes do projeto e usuários do sistema, foi constatada a necessidade da criação de uma padronização para nomeação dos arquivos armazenados na base de dados da revista no Google Drive. Para isso, foi feito um levantamento de todos os arquivos gerados durante o processo editorial da Revista, através de consulta ao documento de Mapeamento dos Processos de Editoração da PREX e, posteriormente, validação e revisão das informações com os demais bolsistas. Para melhor visualização das informações e organização do conteúdo, foi construído um quadro demonstrativo na Plataforma Miro. A partir disso, foram atribuídas as nomenclaturas para cada documento gerado, hierarquizadas numericamente pelas etapas e sub-etapas do processo. Como resultado do processo, foi construída uma planilha, a ser armazenada no próprio Drive, contendo as informações de divisão e hierarquização das etapas utilizadas, descritivo dos documentos e, por fim, a nomenclatura que deveria ser atribuída para cada arquivo gerado durante o processo. Por meio da construção do documento de padronização da nomeação dos arquivos, conclui-se que os processos da revista serão otimizados, pois através do seu uso os usuários do banco de dados da revista poderão economizar tempo com possíveis equívocos causados pela falta de padronização.