GESTÃO DOCUMENTAL NA PREX - FASE 2 - ANÁLISE DOCUMENTAL

Abstract

A Pró-Reitoria de Extensão da Universidade Federal do Ceará (PREX/UFC) é composta por sete coordenações, além da secretaria administrativa e cada setor mantém seus arquivos. A documentação impressa retrospectiva não atende ao plano de classificação de documentos e existe uma massa documental acumulada ao longo dos seus 53 anos. Diante desse cenário, o objetivo deste trabalho é expor o relato das atividades de gestão documental em curso na PREX/UFC, a fim de atender à legislação referente a gestão de documentos e arquivos prevista na Constituição Federal . A gestão documental na UFC assume carácter institucional com a criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Universidade Federal do Ceará. A partir disso, as Unidades administrativas da UFC devem adequar seus arquivos setoriais às normas externas e internas. Na PREX as atividades de gestão documental tem início em maio de 2022 e a primeira fase da atividade está concentrada na avaliação da massa documental, que está sendo submetida aos instrumentos de gestão arquivística, bem como o Código de classificação e tabelas de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-fim, aprovados pelo Arquivo Nacional, o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) e o Código de classificação e Tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativo às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES. Foi identificado e concluído a análise de 100% dos documentos pertencentes à Classe 000 – Administração Geral e a subclasse 020 – Gestão de Pessoas. Foram identificados documentos de servidores aposentados, falecidos e Plano de Demissão Voluntária, em cópias. Até o momento, constata-se uma lacuna de documentos referente a atividade fim da PREX/UFC, qual seja: a Classe 300 – Extensão do “Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA)”. Com o desenrolar das atividades, espera-se organizar o arquivo setorial da PREX/UFC, conforme definido pela Lei n° 8.159/1991.