MAPEAMENTO E PADRONIZAÇÃO DE PROCESSOS EM BPMN COMO INSTRUMENTO DE MELHORIA DOS PROCESSOS DA COORDENAÇÃO DO CURSO DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO MECÂNICA DO CENTRO DE TECNOLOGIA DA UFC

Resumo

Um processo é um sequenciamento de atividades que envolve pessoas, produtos e serviços, tem um começo, uma transformação e um fim. É possível mapear e padronizar fluxos de trabalho com todos os elementos que compõe um processo para eliminar desperdícios, operações que não agregam valor, otimizar o tempo ou padronizar atividades. No ambiente acadêmico, especificamente nas coordenações de cursos, as demandas são crescentes e diversificadas, exigindo processos otimizados para atendimento de alunos e professores. A coordenação do curso de Engenharia de Produção Mecânica promove continuamente a melhoria dos seus processos, mas devido a natureza da sua operação ser dinâmica, faz-se necessária a revisão continua dos seus procedimentos e a criação de novos fluxos de trabalho. Considerando esse cenário, este trabalho teve como objetivo desenvolver os fluxos de trabalho e procedimentos de integralização de atividades complementares e trancamento total e parcial de matrícula. Como metodologia, foi realizada uma análise dos POPs existentes e verificado a necessidade de melhoria dos processos que fizeram parte do desenvolvimento deste trabalho. Para isto, foi utilizada a notação BPMN (Business Process Model and Notation), que é uma ferramenta-auxílio na criação de diagramas. Para utilizar essa notação foi utilizado o software Bizagi, que simplifica a montagem do mapeamento. Como resultado, pôde-se perceber melhoras significativas do atendimento aos alunos, considerando a confiabilidade das informações e tempo de atendimento. Isso foi possível devido a otimização destes processos por meio da substituição de formulários físicos por eletrônicos e aperfeiçoamento de outros procedimentos, como solicitação de 2ª chamada, revisão de prova, ementas e quebra de pré-requisito. Com estas melhorias, pôde-se verificar um aumento substancial do número de atendimentos/dia, além da confiabilidade das informações geradas por meio dos processos que foram feitos no âmbito deste trabalho.