ANÁLISE E MELHORIA DOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E DA GESTÃO DOCUMENTAL DA COORDENADORIA DE ARTICULAÇÃO INTERCAMPI DA PREX UFC

Autores

  • Lucas Ferreira Pinto
  • Abraao Freires Saraiva Junior

Resumo

O trabalho objetiva apresentar e discutir as ações de mapeamento, organização e atualização dos processos documentais da coordenadoria de Articulação Intercampi da Pró-reitoria de Extensão da Universidade Federal do Ceará (PREX UFC). Originalmente, os processos documentais relativos às ações de extensão cadastradas na coordenadoria supracitada eram arquivados e organizados somente de forma física. Destaque a análise do arquivamento, um documento, geralmente, passa por três importantes momentos na gestão documental, que determinam o destino dele: produção, utilização e avaliação. Os arquivos intermediários ou permanentes são guardados fisicamente em uma sala do arquivo. No entanto, esse acúmulo de papel gera custos adicionais de manipulação e armazenamento, transtornos e desperdício de tempo quando é preciso localizá-los, Para evitar esses transtornos, as seguintes soluções de gestão documental foram adotadas: guardar fisicamente apenas documentos que têm obrigatoriedade de armazenamento, conforme a periodicidade definida pela PREX; digitalizar, armazenar e gerenciar eletronicamente a atualização dos documentos. Como principais resultados, obteve-se uma forma mais segura para garantir que as informações documentais sejam encontradas e atualizadas de uma forma tal a economizar tempo e recursos. Ainda, foi possível identificar oportunidades de melhorias nos processos mapeados com vistas ao aprimoramento das ações extensionistas cadastradas na Coordenadoria de Articulação Intercampi da PREX UFC.

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Publicado

2017-11-08

Edição

v. 2 n. 1 (2017)

Seção

II Encontro de Iniciação Acadêmica

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Como Citar

ANÁLISE E MELHORIA DOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E DA GESTÃO DOCUMENTAL DA COORDENADORIA DE ARTICULAÇÃO INTERCAMPI DA PREX UFC. (2017). Encontros Universitários Da UFC, 2(1), 4897. https://periodicos.ufc.br/eu/article/view/29921