ANÁLISE E MELHORIA DOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E DA GESTÃO DOCUMENTAL DA COORDENADORIA DE ARTICULAÇÃO INTERCAMPI DA PREX UFC

Abstract

O trabalho objetiva apresentar e discutir as ações de mapeamento, organização e atualização dos processos documentais da coordenadoria de Articulação Intercampi da Pró-reitoria de Extensão da Universidade Federal do Ceará (PREX UFC). Originalmente, os processos documentais relativos às ações de extensão cadastradas na coordenadoria supracitada eram arquivados e organizados somente de forma física. Destaque a análise do arquivamento, um documento, geralmente, passa por três importantes momentos na gestão documental, que determinam o destino dele: produção, utilização e avaliação. Os arquivos intermediários ou permanentes são guardados fisicamente em uma sala do arquivo. No entanto, esse acúmulo de papel gera custos adicionais de manipulação e armazenamento, transtornos e desperdício de tempo quando é preciso localizá-los, Para evitar esses transtornos, as seguintes soluções de gestão documental foram adotadas: guardar fisicamente apenas documentos que têm obrigatoriedade de armazenamento, conforme a periodicidade definida pela PREX; digitalizar, armazenar e gerenciar eletronicamente a atualização dos documentos. Como principais resultados, obteve-se uma forma mais segura para garantir que as informações documentais sejam encontradas e atualizadas de uma forma tal a economizar tempo e recursos. Ainda, foi possível identificar oportunidades de melhorias nos processos mapeados com vistas ao aprimoramento das ações extensionistas cadastradas na Coordenadoria de Articulação Intercampi da PREX UFC.