O USO DO BIZAGI COMO UMA FERRAMENTA DE GESTÃO E COMUNICAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO E REALIZAÇÃO DE EVENTOS DA PREX

Resumo

A Pró-Reitoria de Extensão (PREX), além de todas as suas atribuições, promove suas ações de extensão para a comunidade acadêmica interna e/ou externa por meio de eventos presenciais e remotos. A PREX, então, com a finalidade de comunicar e otimizar os processos realizados na divulgação desses eventos, optou por utilizar a plataforma Bizagi Process Modeler. O objetivo deste trabalho é o de apresentar os resultados da implementação do Bizagi Process Modeler na gestão e manutenção de atividades, com o foco na organização e realização de eventos da PREX. O Bizagi Process Modeler é a ferramenta de mapeamento de processos organizacionais, de forma intuitiva e colaborativa, que permite às organizações documentá-los com o objetivo de analisar cada passo, identificar pontos de melhorias e aumentar a eficiência em seus métodos. Para a produção dos fluxos do processo Organização e Realização de Eventos da PREX, foram realizados os seguintes passos: i) reunião com os responsáveis; ii) entendimento acerca das atividades que compreende o processo; iii) estudar sobre a ferramenta Bizagi e sobre Business Process Management (BPM) e seu conjunto de técnicas de gerenciamento; iv) modelagem no Bizagi da melhor representação de fluxograma; e v) correções finais necessárias no fluxograma. Como resultado, ter-se-á a disponibilização dos fluxos, indicando o passo a passo de cada processo e sub-processo realizado. Em 2022, com a colaboração das coordenadorias da PREX, foram finalizados fluxos relacionados ao atendimento ao público; à emissão de certificados aos participantes de cursos e eventos; à editoração da revista Extensão em Ação; entre outros. Pôde-se concluir que os fluxos produzidos expõem, de forma visual e explicativa, atividades importantes da PREX, facilitando aos usuários diretos dos processos extensionistas melhores resultados, e, para a comunidade acadêmica, de forma geral, maior esclarecimento das atividades da PREX.